Assistant de direction & du pôle formation (H/F)

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales

Assistante de direction

• Fonctions d'assistant pour le compte du directeur et du directeur adjoint: gestion des agendas, des déplacements, préparation des dossiers pour les réunions, accueil téléphonique, …
• Traitement du courrier et de dossiers ponctuels,
• Mise à jour de l'annuaire du personnel de la Préfecture et du SGCD, des organigrammes,
• Commande de fournitures pour le SGCD,
• Mise en forme et diffusion de la «Lettre du SGCD»
• Webmestre du site intranet de l’ATE
• Chorus DT pour le compte du SGCD(réservations transports/logements, état de frais) ,
• Peut être amenée à effectuer des tâches au bénéfice des services de la direction.

Contributions au pôle formation du bureau des ressources humaines avec un appui administratif et logistique au responsable de formation

• organisation des sessions de formation: réservation de salles, établissement des listes d’émargement, envoi des convocations, gestion des absences, élaboration des attestations de présence et envoi
• Traitement de la boite mail fonctionnelle du pôle: réception et enregistrement des attestations de formation
• Alimentation des tableaux de suivis des formations (par structures, par thèmes…)
• Appui au responsable de formation pour les actions transverses organisées par le SGCD sur le périmètre de l’ATE (ex actions QVCT, journée des nouveaux arrivants, forum des métiers, projets divers..)

Par ailleurs, après une formation approfondie, accompagnée d’une formation continue, l’agent en poste pourra éventuellement venir en renfort au standard de la préfecture. Cette activité nécessitera une adaptation aux horaires atypiques du standard.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le SGCD est un service interministériel placé sous l’autorité du Préfet. Il a pour objectif de suivre et gérer les ressources humaines et la formation, les affaires budgétaires, l'immobilier de l'État, les services techniques, la logistique, l'action sociale, le service des systèmes d’information et de communication, le parc automobile, la performance et le contrôle de gestion pour le compte de la préfecture et des directions départementales interministérielles.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat général commun départemental est composé de 5 pôles d’activités, avec 58 agents environ.

Liaisons hiérarchiques

• le directeur du SGCD, l’adjoint au directeur
• le corps préfectoral

Liaisons fonctionnelles

Services du SGCD, autres services de la préfecture et des sous-préfectures, directions départementales interministérielles, partenaires institutionnels.

Pour candidater: cf rubrique "informations complémentaires"

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Compétences techniques

• Avoir des compétences en informatique & bureautique: niveau maîtrise requis
• Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise requis
• Connaître l'organisation et des dispositifs de formation: niveau pratique requis

Savoir-faire

• Savoir gérer un projet: niveau pratique à acquérir
• Savoir s'organiser: niveau pratique requis
• Savoir analyser: niveau pratique à acquérir
• Savoir appliquer la réglementation: niveau initié à acquérir
• Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique à acquérir
• Savoir rédiger: niveau pratique requis

Savoir-être

• Savoir s'adapter: niveau pratique requis
• Avoir le sens des relations humaines: niveau pratique requis
• Savoir accueillir: niveau pratique requis
• Savoir communiquer: niveau pratique à acquérir

Autres

• Grande confidentialité.

Préfecture de la Savoie