Assistant de direction du DGS (H/F)

RESPONSABILITÉS : Vos missions seront sous la responsabilité du directeur général des services : 1

• Traitement de l'information et des dossiers physiques ou électroniques :
• Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
• Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services.
• Transmettre les documents dans les délais.
• Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
• Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails. 2
• Planification et suivi de l'activité
• Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l'établissement.
• Gérer l'agenda du DGS et de la présidente, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
• Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels). 3
• Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique des élus, partenaires et du grand public.
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
• Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d'importance.
• Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l'interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent.
• Garantir la confidentialité. 4
• Constitution de dossiers, classement et archivage de documents
• Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l'outil dédié.
• Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
• Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
• Assembler, trier, classer et archiver des documents.
• Synthétiser et présenter des informations.
• Identifier les sources de documentations.
• Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire PROFIL RECHERCHÉ : Savoir
• Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales -
• Maîtrise des techniques d'assistanat de direction -
• Techniques d'expression orale et écrite -
• Règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire -
• Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc - .
• Maîtrise des procédures administratives -
• Connaissance de l'environnement public -
• Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi Savoir-faire
• Organiser d'agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
• Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d'activité
• Maitrise de l'ensemble des outils Office 365
• Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
• Capacité à travailler en équipe
• Très bonne capacité de rédaction et de synthèse Savoir-être :
• Très bonne expression orale
• Très bon sens de l'organisation, esprit d'initiative et autonomie, Engagement, disponibilité
• Rigueur, fiabilité et discrétion
• Esprit d'initiative, proactivité
• Réactivité et capacités d'adaptation
• Organiser, gérer, anticiper
• Evaluer des informations