Assistant de direction au sein de la Direction des affaires budgétaires et financières (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice des affaires budgétaires et financières, vous apportez votre concours au bon fonctionnement du service (appui logistique et administratif) et assurez des tâches de gestion au titre de la direction des affaires budgétaires et financières.
Activités principales
Assistanat de direction
- Gérer les agendas planifier les réunions animées par la direction et en assurer la logistique
- Réaliser les compte-rendu de certaines réunions (notamment réunions de service)
- Gérer les parapheurs et le courrier de la direction (départ/arrivée) ainsi que sa documentation et ses archives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux demandes d'information
- Mettre à jour les outils de communication et de diffusion d'informations relatives au périmètre d'activités de la direction (intranet de la DABF, listes de diffusion, ressources partagées sur le réseau, etc...)
- Elaborer certains supports de communication à destination du réseau des gestionnaires financiers de l'établissement (foire aux questions, modes opératoires, etc.)
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la direction (locaux, matériels, fournitures) et apporter un soutien logistique et administratif aux pôles le cas échéant (préparation de dossiers de réunions, rédaction et mise en forme de courriers types, etc.)
- Assister les agents de la direction dans l'organisation de leurs déplacements professionnels
- Traiter l'ensemble des aspects logistiques relatifs à l'accueil des collaborateurs de la direction


Gestion administrative et financière
- Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : aide à l'élaboration du budget de la direction et suivi d'exécution saisie et transmission des éléments dans l'outil financier
- Suivre les relances fournisseur à adresser aux gestionnaires du bureau de la dépense de la DABF ainsi que les demandes de dérogation à la politique voyage de l'établissement
- Tenir différents tableaux de suivi (ex délégations de signature)

Compétences opérationnelles
- Connaissance de l'environnement professionnel administratif
- Utiliser les outils informatiques : environnement windows et les outils spécifiques à l'activité
- Savoir appliquer les contrôles et mettre en œuvre des procédures internes propres à la gestion des actes financiers
- Maîtriser les techniques d'élaboration, de prise de notes et de rédaction des documents administratifs

PROFIL RECHERCHÉ :

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels
Catégorie B - Technicien
Mutation, détachement
CDD 1 an renouvelable

Modalités de candidature
Le dossier de candidature, constitué des documents suivants :
- Une lettre de motivation
- Un curriculum vitae précisant l'employeur et la situation statutaire
- Une copie du dernier arrêté de promotion (le cas échéant)

Il doit être adressé das un délai de 1 mois suivant la publication à la direction des ressources humaines