Assistant de direction/Assistante de direction

Nous recrutons pour le compte de notre client, promoteur immobilier familial et reconnu au regard de son fort développement depuis plusieurs années un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la gestion quotidienne et le suivi administratif de la structure.

Respect, exigence, esprit entrepreneurial et engagement sont les valeurs qui fondent le Groupe.

Vous serez en charge de missions variées, en lien avec les services internes et les partenaires externes, pour soutenir efficacement l’activité de la direction.

DESCRIPTIF DU POSTE

Suivi de l'activité

• Gestion de l’agenda : Organiser et suivre les rendez-vous, réunions et déplacements ;
• Saisie de documents : Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs de divers types ;
• Collecte et préparation de dossiers : Rassembler les documents nécessaires auprès des différents services et préparer les dossiers (comptes rendus, présentations, etc.) ;
• Archivage et classement : Assurer un classement rigoureux des documents et leur archivage dans les systèmes appropriés ;
• Gestion des commandes et de la comptabilité : Commander le matériel nécessaire au bon fonctionnement de la structure et suivre la comptabilité interne.

Accueil téléphonique et physique

• Accueil des interlocuteurs : Renseigner et orienter les visiteurs et interlocuteurs internes et externes vers les personnes compétentes ;
• Gestion des messages : Filtrer les appels et messages, en assurer la transmission et le suivi.

Gestion du courrier

• Réception et transmission : Gérer le courrier entrant et sortant, en assurer le suivi ;
• Rédaction de courriers : Prendre des notes lors des échanges et rédiger tous types de courriers administratifs.

PROFIL RECHERCHE

Qualités requises

• Excellentes capacités relationnelles et diplomatie ;
• Capacité à respecter la confidentialité et à gérer les informations sensibles ;
• Volonté de collaborer avec l'ensemble des services et de participer activement au bon fonctionnement de l'organisation ;
• Capacité à analyser et résumer l'information de manière claire et efficace.

Savoir-faire

• Le/la candidat(e) possède à minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaire ;
• Parfaite maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Gestion efficace des agendas et des priorités ;
• Excellente capacité de prise de notes et rédaction de documents administratifs.
• Gestion proactive et rigoureuse de multiples tâches ;
• Flexibilité et réactivité face aux besoins et priorités changeantes ;
• Autonomie dans la gestion des missions et capacité à anticiper les besoins.