Assistant de direction/Assistante de direction

En tant qu’Assistant(e) de Direction, vous assurerez la coordination et l'organisation des activités administratives, faciliterez la communication interne et externe et veillerez à la bonne gestion des ressources et des documents d’un ou plusieurs membres Codir.

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PRINCIPALES ACTIVITÉS :

1. Assistance administrative de la Direction Générale et/ou d’un membre du Comité de Direction :

- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions stratégiques, comités de direction et séminaires.

- Rédiger des comptes rendus détaillés, synthèses et relevés de décisions, et en assurer la mise en œuvre.

- Concevoir et structurer des présentations et supports stratégiques pour la direction.

- Gérer l’agenda du Directeur Général et d’un ou plusieurs membres CODIR et, organiser leurs déplacements professionnels en optimisant les itinéraires et les coûts.

- Saisir les notes de frais

- Filtrer et prioriser les demandes entrantes, assurer une gestion proactive des urgences et des priorités.

2. Organisation et gestion des événements :

- Piloter l'organisation logistique des événements internes et externes du CODIR (ex : réunions, séminaires).

- Sélectionner, négocier et superviser les prestataires (traiteurs, services audiovisuels, intervenants externes).

- Gérer l’organisation des inaugurations et événements d’entreprise en coordonnant les aspects logistiques et protocolaires et en lien avec la communication interne.

3. Gestion administrative et pilotage opérationnel :

- Traiter et suivre les réclamations clients remontées au siège, en assurant une réponse efficace et un suivi rigoureux.

- Superviser la gestion documentaire et l’archivage des dossiers stratégiques.

- Veiller à l’application des procédures internes et proposer des axes d’amélioration pour optimiser la gestion administrative.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

1. Le lieu de travail sera le siège social de l’entreprise.

2. Vous serez directement rattaché(e) au Directeur Général.

3. En interne, vous serez en contact avec les membres du Comité de Direction, les responsables de département et le Groupe. xuezdbg

4. En externe, vous serez en relation avec les prestataires de services, les clients, les partenaires institutionnels et les fournisseurs.

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES :

Rigueur / méthode

Capacité d’adaptation (Adaptabilité)

Sens de la confidentialité

Sens de la communication (écrite & orale)

COMPÉTENCES TECHNIQUES :

Organisation du travail

Planification et gestion des ressources

Exploitation et analyse des données

Analyse financière et suivi de la performance

Conformité réglementaire