Alternant Assistant de Direction H/F/X
1. Raison d'être du poste
En collaboration directe avec l'assistant(e) de Direction Générale, vous jouez un rôle clé dans la fluidification du quotidien de l'équipe de Direction. Vous participez activement à la gestion administrative, à la logistique des événements et des réunions, ainsi qu'à la formalisation des processus internes pour sécuriser le fonctionnement global de la direction.2. Missions Principales
Support Administratif & Gestion
Notes de frais : Réceptionner, contrôler et soumettre à approbation les notes de frais pour l'ensemble des membres du Codir IHS.
Gestion des agendas : Organiser et optimiser les agendas de l'équipe de Direction.
Administration des outils : Assurer la gestion quotidienne des accès et paramétrages (ex. création d'utilisateurs sur Swile, activation des délégations, etc.).
Organisation Logistique & Événementielle
Séminaires & Événements : Rechercher des lieux, solliciter et comparer les devis, et participer à la planification logistique des séminaires et événements d'entreprise.
Réunions : Réserver les salles, commander et coordonner l'intendance (cafés, plateaux-repas, fournitures) pour garantir le bon déroulement des réunions.
Structuration & Sécurisation des Processus
Rédaction de modes opératoires : Documenter et rédiger des fiches de processus claires afin d'harmoniser et sécuriser les pratiques quotidiennes (exemples : utilisation de la clé électronique pour les marchés publics, parcours de signature sur Adobe Sign, procédure de création de nouveaux fournisseurs, etc.).
