ASSISTANT DE DIRECTION - 100% - H/F

Description : Le Centre Hospitalier Régional de Nancy recrute un.e Assistant.e de Direction (50% Direction Générale et 50% Communication). SITE : Hôpital Central

• Direction Générale RYTHME DE TRAVAIL : Jour
• Horaires variables (forfait 39h) DESCRIPTION DES MISSIONS Le secrétariat de la direction générale et de la communication est composé de 3 secrétaires. Le secrétariat est ouvert de 8H à 18H : des permanences quotidiennes (8H-17H / 9H-18H) sont planifiées mensuellement. Les secrétaires assistent indifféremment le directeur général, les deux directrices générales adjointes et la directrice de la communication dans l’organisation de leurs journées en fonction de leurs disponibilités et de leurs priorités, répondent à leurs demandes et anticipent leurs besoins. DESCRIPTION DES ACTIVITES
• Tenue des agendas : planification et organisation des rendez-vous et réunions (rédaction des méls d’invitation, préparation des dossiers, gestion de la logistique - réservation de salles, commande de prestations – restauration, transport –)
• Gestion des mails : diffusion au sein de l’institution et suivi le cas échéant,
• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques,
• Gestion des parapheurs en provenance des autres directions,
• Traitement du courrier : tri, enregistrement, numérisation, diffusion et classement,
• Filtrage des entrées et accueil des visiteurs,
• Frappe et mise en forme de courriers,
• Mise à jour hebdomadaire de la valise de garde des directeurs
• Organisation des déplacements extérieurs (réservations des hôtels, des moyens de déplacement),
• Organisation logistique des instances : réunions de direction, du directoire et du conseil de surveillance (participation au conseil de surveillance pour projection du diaporama)
• Participation à l’accueil de publics internationaux (étudiants, délégations officielles).
• Gestion documentaire (GEDoc)
• Gestion de dossiers spécifiques ponctuels__
• Participation à l'organisation de manifestations off...