Assistant d'un conseiller du Ministre (H/F)

Au sein d’une équipe de 2 assistantes, la titulaire du poste aura comme objectif d’assister le Conseiller Technique dans l’organisation quotidienne du travail et contribuer au bon

déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

Sous l’autorité fonctionnelle du Conseiller, l’assistante doit:

• Gérer l’agenda et assurer les prises de RDV
• Réceptionner et filtrer ses communications
• Prendre en charge l’ensemble des aspects logistiques dans l’organisation de RDV ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)
• Organiser et coordonner la transmission d’informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d’activité
• Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi - Assister à des réunions afin de rédiger

le compte-rendu avant diffusion si besoin

• Suivre en temps réel et gérer, dans l’applicatif SCRIBE les projets de réponse aux courriers, des textes, des Q.E et prendre en charge de la procédure de visas des projets de réponse du Conseiller et répartir dans les autres services les courriers
• Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller

Profil recherché

Savoir-faire:

Mettre en forme un document

Archiver

Diffuser une information, une publication

Organiser une réunion

Prioriser

Travailler en équipe

Savoir-être:

Très grande discrétion et confidentialité absolue

Sens de l’organisation

Réactivité

Aisance relationnelle

Avoir l'esprit d'équipe

Capacité à communiquer

Faculté d'adaptation

Sens du service public

Présentation de Ac/Cab

Le bureau du cabinet est une structure de l’administration centrale rattachée directement au ministre. Il est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du cabinet du ministre et des équipes qui travaillent à son service. Il appuie et assure le fonctionnement du cabinet dans toutes ses dimensions. Il est composé de près de 90 agents, répartis au sein de 4 secteurs placés sous la responsabilité de cadres.