Assistant d'Agence (H/F)

Poste et missions

Pour notre agence de Béziers, nous recherchons un(e) Assistant(e) d’Agence en CDI.

Mission principale

• Assurer l’accueil en agence, convivialité, qualité de l’accueil, gestion.
• Assurer les activités de gestion administrative, liées aux missions : établissement des contrats de travail des intérimaires, contrats de services avec les clients, et supports à l'activité de l'agence.
• Veiller à la satisfaction des clients et à l’application par les salariés intérimaires des dispositions légales et règlementaires en matière de conditions de travail, hygiène et sécurité.

Activités

• Accueil des clients, salariés intérimaires, visiteurs, candidats potentiels:
  • Gérer l’accueil physique et téléphonique,
  • Prendre les messages et les diffuser aux divers interlocuteurs,
  • Traiter les demandes et les réclamations simples,
  • Proposer la Pré-sélection des candidats,
  • Planifier les entretiens de recrutement et les évaluations des candidats (CV, entretien, tests),
  • Saisir et inscrire les dossiers candidats,
  • Gérer les fichiers de salariés intérimaires et candidats.
• Administration et gestion :
  • Rédiger les contrats de travail,
  • Assurer le suivi administratif des pièces et signatures,
  • Faire les déclarations administratives (DUE…),
  • Suivre les états de présence,
  • Gérer les accidents de travail / arrêt maladie,
  • Gestion et suivi des cartes BTP
• Gestion de la paie:
  • Recueillir les besoins de nos clients et les formuler à l’équipe,
  • Recueil des éléments de paies (relevés d’heures) auprès des entreprises utilisatrices ou des salariés intérimaires (relance hebdomadaire)
  • Vérification, préparation et saisie des RH
  • Établissement des bulletins de paie des salariés intérimaires et de la facturation des EU.
  • Réalisation d’avoir, de facture pro-forma
  • Traitement des situations particulières en cours de mission (absences imprévues, AT‑AM, traitement des JF, travail de nuit, horaires postés, chômage partiel, temps légal de travail, rupture anticipée, délais de carence, utilisation de souplesse, traitement de mesures disciplinaires …)
  • Réalisation des acomptes
• Prise et traitement des commandes:
  • Recueillir les besoins de nos clients et les formuler à l’équipe,
  • Rédiger et diffuser les annonces,
  • Répondre aux commandes en assurant la meilleure adéquation possible entre les besoins des clients et les profils / les souhaits des salariés intérimaires,
  • Sourcer le profil adéquat,
  • Recueillir la validation du client,
  • Assurer le suivi des intérimaires et des clients en début et fin de mission,
  • Transmettre les informations aux salariés intérimaires nécessaires au bon déroulement de la mission (horaires, fiche de poste).