Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F) 69 - Vénissieux
Offre n°
Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)
Mission :Au laboratoire de physique de l'ENS de Lyon, l'adjointe à la RAF optimise la gestion administrative, financière et des ressources humaines.Son rôle, à la fois opérationnel et stratégique, couvre le suivi RH, la coordination des projets et l'organisation d'événements scientifiques.Elle soutient activement la RAF dans la mise en œuvre des orientations du laboratoire.Activités :1. Gestion des Ressources Humaines* Recrutement et accueil :- Piloter les dossiers de recrutement des contractuels, doctorants et postdoctorants (de l'initiation à la finalisation).- Organiser l'accueil des professeurs invités, chercheurs invités et visiteurs :- Rédaction et suivi des conventions d'accueil (ENS, Cerfa pour les non-UE).- Gestion des aspects logistiques (bureaux, clés, référents) et financiers (ordres demission, gratifications).- Accompagnement des stagiaires (conventions, gratifications, intégration).- Conseiller les personnels non-permanents sur les démarches administratives.* Administration et suivi :- Mettre à jour les bases de données RH (CNRS et ENS de Lyon).- Élaborer des tableaux de bord et des statistiques pour le suivi interne.- Appliquer et faire respecter les procédures d'accès au laboratoire.- Rédiger et actualiser les fiches procédures pour l'intranet.* Intégration :- Coordonner l'arrivée des nouveaux membres (français ou internationaux) :attribution des espaces, remise des clés, présentation des outils et contacts clés.2. Soutien à la direction du laboratoire* Coordination administrative :- Participer à la gestion des appels à projets internes (suivi des candidatures,logistique).- Assurer le suivi de la maintenance des équipements et des licences logicielles.- Appuyer l'organisation des manifestations scientifiques (réservations, budgets,communication).* Amélioration continue :- Veiller à l'actualisation des processus en fonction de l'évolution desréglementations (administrative, financière, RH).- Proposer des améliorations organisationnelles pour optimiser les flux administratifs.3. Activités transverses* Maintenir à jour les outils de communication interne :- Organigramme, signalétique, trombinoscope, annuaire, affichage des actualités.* Archivage et gestion documentaire.* Veille réglementaire active sur les thèmes clés (RH, gestion publique, finance).
Type de contrat CDD - 12 MoisContrat travail Salaire
- A partir de 2 452€ brut mensuel s.
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté