Assistant / Assistante de gestion administrative (H/F)

Mission :

Au laboratoire de physique de l'ENS de Lyon, l'adjointe à la RAF optimise la gestion administrative, financière et des ressources humaines.

Son rôle, à la fois opérationnel et stratégique, couvre le suivi RH, la coordination des projets et l'organisation d'événements scientifiques.

Elle soutient activement la RAF dans la mise en œuvre des orientations du laboratoire.

Activités :

1. Gestion des Ressources Humaines

• Recrutement et accueil :
• Piloter les dossiers de recrutement des contractuels, doctorants et postdoctorants (de l'initiation à la finalisation).
• Organiser l'accueil des professeurs invités, chercheurs invités et visiteurs :

- Rédaction et suivi des conventions d'accueil (ENS, Cerfa pour les non-UE).

- Gestion des aspects logistiques (bureaux, clés, référents) et financiers (ordres de

mission, gratifications).

- Accompagnement des stagiaires (conventions, gratifications, intégration).

• Conseiller les personnels non-permanents sur les démarches administratives.
• Administration et suivi :

- Mettre à jour les bases de données RH (CNRS et ENS de Lyon).

- Élaborer des tableaux de bord et des statistiques pour le suivi interne.

- Appliquer et faire respecter les procédures d'accès au laboratoire.

- Rédiger et actualiser les fiches procédures pour l'intranet.

• Intégration :

- Coordonner l'arrivée des nouveaux membres (français ou internationaux) :

attribution des espaces, remise des clés, présentation des outils et contacts clés.

2. Soutien à la direction du laboratoire

• Coordination administrative :

- Participer à la gestion des appels à projets internes (suivi des candidatures,

logistique).

- Assurer le suivi de la maintenance des équipements et des licences logicielles.

- Appuyer l'organisation des manifestations scientifiques (réservations, budgets,

communication).

• Amélioration continue :

- Veiller à l'actualisation des processus en fonction de l'évolution des

réglementations (administrative, financière, RH).

- Proposer des améliorations organisationnelles pour optimiser les flux administratifs.

3. Activités transverses

• Maintenir à jour les outils de communication interne :

- Organigramme, signalétique, trombinoscope, annuaire, affichage des actualités.

• Archivage et gestion documentaire.
• Veille réglementaire active sur les thèmes clés (RH, gestion publique, finance).