Assistant - Assistante de direction - Direction Générale Adjointe Solidarité - 2275

Le Centre Communal d'Action Sociale recrute un assistant/une assistante de direction au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité. Missions du poste : Assister la Directrice Générale Adjointe (et au besoin les directrices et directeurs dans leurs fonctions), assurer le secrétariat et le suivi administratif de la DGA (CCAS, CIAS, Ville et QBO). Activités principales GESTION ADMINISTRATIVE :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique (filtrage) de la DGA,
• Organiser l'agenda du / de la DGA, gérer les rendez-vous, les réunions, manifestations en fonction des priorités, contrôler les échéances,
• Assurer les travaux de bureautique (rédaction et mise en forme de courriers, rapports, notes, compte-rendus......),
• Organiser les déplacements professionnels, formations, congrès, colloques,
• Organiser des événements ponctuels (séminaires, congrès, moments de cohésion...),
• Veiller au respect des délais, intégrer les priorités du/de la DGA dans la gestion quotidienne,
• Gérer le planning des astreintes des cadres du CCAS et réaliser des statistiques,
• Gérer le planning des congés de la DGA,
• Gérer et suivre les réponses aux courriers sensibles de la DGA,
• Créer des bons de commande dans logiciel Ciril,
• Organiser le classement et l'archivage,
• Suivre la circulation des parapheurs, contrôler les parapheurs avant mise en signature,
• Gérer les fournitures administratives de la DGA. COORDINATION / ACTIVITE TRANSVERSALE / ANIMATION du réseau des secrétaires assistantes de la DGA :
• Gérer les mails arrivés sur la messagerie générale du CCAS,
• Coordonner les agendas des directrices et directeurs de la DGA,
• Suivre les projets et activités de la direction, piloter la diffusion des informations, procédures et dossiers en interne et en externe,
• Assurer l'interface avec les différents services, autres directions, élus partenaires. INSTRUCTION ET SUIVI DE DOSSIERS :
• Instruire et/ou suivre des dossiers en vérifiant la régularité juridi...