Assistant / Assistante de direction (H/F)

Rejoindre l'UDAF 49, c'est intégrer une structure de 240 professionnels investis pour proposer un accompagnement de qualité auprès des familles et des usagers.
C'est aussi :
- Contribuer à une mission porteuse de sens.
- Partager nos valeurs : respect, solidarité, engagement et intégrité
- Un baromètre Qualité de Vie au Travail au beau fixe. Nos collaborateurs apprécient particulièrement :
Les relations entre collègues (esprit d'équipe, entraide et convivialité)
L'équilibre vie personnelle/vie professionnelle (horaires flexible, télétravail)
L'autonomie
- Une attention particulière accordée lors de la phase d'intégration
- Une politique de formation dynamique (60 à 75% des salariés formés chaque année, y compris en CDD)
- Un travail en binôme avec un(e) assistant(e) et le soutien d'un service interne de conseil juridique et patrimonial

En tant qu'Assistant(e) de direction à l'UDAF vos missions consiste à :
- Assister la Direction Générale et le directeur de pole FLS dans l'optimisation de la gestion de leurs activités
- Organiser et coordonner les informations internes et externes liées au fonctionnement de l'institution
- Prendre en charge le secrétariat de la Direction Générale et du directeur de pole FLS ainsi que le suivi complet de dossiers institutionnels
- Recueillir, traiter, formaliser, et suivre l'ensemble des informations nécessaires au pilotage stratégique de la Direction et du directeur de pole FLS
- Coordonner l'équipe d'assistantes de direction de pôle et de services en fonction des besoins ou ordre du jour

Vos activités principales :

Soutien de la Direction et du directeur de pole FLS :
- Assurer le secrétariat de la Direction et du directeur de pole FLS : rédaction, tri et ventilation du courrier, scannage, prise de rendez-vous, classement, réponses aux communications diverses (courriers, mails, et téléphone), intercepter les appels et mails en cas d'absence et apporter le premier niveau de réponse.
- Organiser la logistique des déplacements : réservation train, hôtels etc.
- Assurer la planification des réunions et organisation de la logistique afférente (réservation salle / planning sur TV ) .
- Participer à certaines réunions animées

Soutien lié à l'activité :
- Centraliser l'ensemble des pièces officielles concernant l'institution (statuts à jour, conventions, agréments...)
- Suivre l'ensemble des conventions de financement, partenariat, et des locaux de permanence (signature, classement) et organiser les alertes auprès des personnes référentes et centraliser les réponses apportées.
- Compléter à son niveau puis, mettre en forme et assurer l'envoi des comptes administratifs, budgets prévisionnels, des dossiers projets et des rapports d'activité après vérification des pièces et veiller au respect des délais.
- Mettre à jour les formulaires de subvention chaque année
- Suivre les abonnements en lien avec le responsable des services généraux

Collaboration et coordination des assistantes de Direction de pôle :
- Animer si besoin des réunions « assistantes de pôle / Direction »
- Ventiler en lien avec les assistantes la boite mails « Institution »
- Effectuer le suivi administratif de l'assemblée générale en lien avec l'assistante de la vie associative
- Suivre et réaliser la mise à jour du fichier partenaires en lien avec les assistantes de pole et de service
- Tenir à jour le répertoire des interlocuteurs de chaque convention suivie par la Direction Générale et le directeur de pole

Votre Profil :

Diplôme de niveau V requis.
Autonomie, sens de l'initiative, flexibilité, connaissance de l'UDAF et maîtrise des outils bureautiques.

CV et lettre de motivation : indispensable
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