Assistant / Assistante Administration des Ventes H/F

Dalkia Air Solutions, filiale de Dalkia spécialisée dans la production, le traitement et la distribution d’air comprimé, d’azote et d’air respirable propose des solutions fiables et adaptées aux environnements les plus complexes, dans une logique d’accompagnement et d’amélioration continue de la performance énergétique de ses clients.

Dalkia Air Solutions recherche un(e) Assistant(e) Administration des Ventes H/F. Rattaché à la Responsable ADV, l’assistant(e) ADV a pour mission principale la gestion des dossiers de vente depuis la réception des commandes jusqu’à la facturation client, en passant par l’approvisionnement fournisseurs. Il ou elle est l’interface entre les clients, les fournisseurs, les services internes (commercial, technique, comptable) et les intervenants externes (transporteurs, …) de l'entreprise.

Gestion clients

• Réception et validation des aspects administratifs des commandes clients, et diffusion aux services concernés
• Saisie des commandes clients dans Open ERP
• Validation des prospects
• Vérification de la conformité de la commande client avec l’offre DALKIA AIR SOLUTIONS
• Suivi de la facturation des projets DTGP en lien avec les équipes DTGP
• Suivi de la facturation des contrats de maintenance et de la DOP en lien avec les équipes DOP
• Transmission des documents administratifs aux clients
• Préparation des dossiers administratifs de candidatures et d’appel d’offres (DC 1, DC 2, DC 3)
• Gestion du prévisionnel de facturation mensuel en lien avec les équipes opérationnelles
• Suivi et gestion des litiges

Gestion fournisseurs

• Création des fournisseurs dans l’ERP (ouverture de compte)
• Saisie et envoi des commandes fournisseurs pour la DOP, la DTGP ainsi que les contrats de maintenance
• Suivi des commandes fournisseurs (relance des AR, s’assurer du respect des délais)
• Saisie des factures sur le logiciel ELO / avoirs fournisseurs
• Vérification de la conformité des factures saisies
• Gestion des demandes d’avoir et remplissage du tableau
• Suivi et gestion des litiges

Autres missions

• Gestion de la boîte mail ADV
• Gestion du standard de l’agence
• Gestion du courrier de l’agence (envoi des AR…)
• Gestion des fournitures de bureau
• Rédaction de courriers divers
• Archivage de l’ensemble des documents de l’agence

Conditions de travail avantageuses

• Tickets restaurant
• Possibilité de faire du télétravail (1 jour / semaine)
• Accord de participation et accès au plan d’épargne groupe EDF
• Dès 3 mois d’ancienneté, 1,5 jours par an offerts dans le cadre d’ambassadorat scolaire, ou de missions au sein d’associations
• 1 jour enfant malade par collaborateur par an
• CSE actif (chèques vacances et cadeaux via la plateforme LEETO)
• Dispositif de soutien psychologique en lien avec le groupe EDF

Engagement de diversité et d’inclusion

Dalkia Air Solutions s’engage en faveur de la diversité et de l’intégration des personnes en situation de handicap. C’est pourquoi cette offre d’emploi est ouverte à toutes et à tous.

Qualifications

Vous avez une bonne maîtrise des logiciels de gestion (ERP, ELO) et des logiciels bureautiques (traitement de textes, tableur, …).

Vous aimez la rigueur et l’organisation, un bon sens du relationnel et de la communication, un bon contact client et aimez la satisfaction client, maîtrisez l’expression écrite et orale, savez gérer les priorités, avez la capacité d’analyse et de synthèse, le sens de l’initiative et vous êtes force de proposition, aimez le travail en équipe et la polyvalence.

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