Assistant agence (H/F)
Vos missions : Rattaché(e) directement au Responsable Financier d'Agence et en étroite collaboration avec le Directeur d'activité, vous rejoignez le service administratif et comptable. Vous participez activement à la vie de l'agence et au suivi administratif des affaires/chantiers.
Après une formation interne à nos procédures et outils de gestion, vos missions principales s'articuleront autour de 3 axes :- Support Général & Vie de l'Agence
Accueil & Secrétariat : Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier (réception, numérisation, affichage, classement, archivage).
Services Généraux : Gestion des commandes, des fournitures de bureau et du matériel informatique.
Logistique : Organisation des réservations (véhicules, déplacements, repas, réunions, formations).
Communication interne & Sécurité : Diffusion des notes de service, tenue à jour des affichages obligatoires et des supports sécurité (1/4h sécurité), conception de supports de communication locaux (plaquettes, présentations, kakémonos).
Ressources Humaines (Suivi de proximité) : Gestion des visites médicales et suivi des habilitations du personnel.
Commercial : Participation à la veille commerciale, préparation et dépôt des dossiers de candidature et des offres (réponses aux appels d'offres).- Administration des Affaires & Chantiers
Suivi des offres : Ouverture et suivi administratif des affaires (marchés publics).
Suivi opérationnel : Contrôle des pointages du personnel et suivi administratif de la clôture des chantiers (PV, DGD).
Sous-traitance : Contrôle, gestion et transmission des contrats de sous-traitance.- Démarche Qualité
Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs de suivi internes.
Contribution à la tenue à jour des documents du Système de Management de la Qualité (SMQ).(Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer selon l'activité de l'agence).
