Assistant administratif service propriétaires (H/F)

L'agence LIP Office recherche pour l'un de ses clients dans le domaine immobilier ainsi que dans l'investissement, un Assistant administratif service propriétaires H/F.

Vos missions seront les suivantes :

- Assurer la création, la mise à jour et l'archivage des fiches propriétaires et contrats dans les outils dédiés,

- Suivre l'évolution des données liées aux contrats : coordonnées, RIB, baux, résiliations, modifications,

- Participer à la gestion administrative des baux fixes : appels de fonds syndics, envoi à la comptabilité, contrats d'électricité,

- Veiller à la bonne tenue des documents contractuels et à leur transmission aux propriétaires,

- Préparer et envoyer les communications liées aux contrats : prises d'effet, documents disponibles, mises à jour,

- Rédiger des réponses claires et pertinentes pour les équipes relations propriétaires,

- Participer à la communication lors des lancements de résidences : guides, visios, coordination avec l'équipe projets,

- Maintenir à jour le stock des résidences en exploitation et le partager aux équipes concernées,

- Contribuer à la coordination interservices via les réunions régulières (hebdo, trimestrielles) et les échanges avec les pôles concernés,

- Saisir les périodes d'occupation propriétaires, suivre et mettre à jour les tableaux en mode collaboratif, préparer et envoyer les mailings.
Vous êtes idéalement titulaire d'un BTS Professions Immobilières ou Tourisme et avez une bonne maitrise des outils informatiques.

Les qualités essentielles sur ce poste sont les suivantes :

- Sens de l'organisation et gestion des priorités,
- Sens de la confidentialité, discrétion,
- Bon relationnel, communication claire et courtoise,
- Autonomie, esprit d'équipe et capacité à faire le lien entre services.