Assistant administratif / secrétaire H/F

Suite à un appel à projet lancé par la Métropole de Lyon, l'association Aurore crée à partir de septembre 2025 un service d 'accompagnement des tiers .
Ce service a pour vocation à accompagner des personnes désignées tiers de confiance pour des enfants qui sont confiés au service de l'aide sociale à l'enfance dans le cadre d'une mesure administrative ou judiciaire.
Votre rôle en tant que secrétaire/assistant administratif ? Contribuer au fonctionnement d'une direction ou d'un établissement via l'accueil, la gestion administrative et le partage de l'information.

Et concrètement ?
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, orientez et conseillez les personnes selon leurs demandes, gérez le courrier arrivée et départ
Vous coordonnez les agendas, gérez les plannings, organisez les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels, réservez les salles, préparez les supports de présentation
Vous effectuez le suivi administratif des activités : diffusion des procédures, collecte des indicateurs, classement et archivage des dossiers, participation aux réunions d'équipe, rédaction des comptes rendus, suivi opérationnel de certaines actions
Vous gérez le stock de fournitures de bureau, passez les commandes, contactez le prestataire en cas de dysfonctionnement d'un équipement dans le cadre des contrats de maintenance
Vous collectez les contributions pour les documents de l'équipe, réalisez leur mise en forme et leur impression, diffusez les exemplaires auprès des destinataires
Vous proposez des améliorations sur l'utilisation partagée des outils bureautiques et sur l'optimisation de l'agencement des locaux communs à l'ensemble de l'équipe
Vous vous reconnaissez dans les compétences suivantes :
Connaissance des procédures internes et de l'organisation de l'Association
Capacité à assurer un accueil professionnel des visiteurs, à gérer les situations variées au téléphone ou en face à face, à diffuser l'information au bon destinataire
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
Capacité à utiliser les outils bureautiques et collaboratifs
Capacité à gérer les priorités, à faire preuve de sens du service, à s'organiser et à s'adapter
Capacité de rédaction et de synthèse

Dynamisme
Bon relationnel
être force de propositions