Assistant administratif (H/F)

L'assistant(e) administratif(ve) assure le suivi administratif, réglementaire et organisationnel des navires et des équipages. Il/elle veille à la conformité des documents maritimes, au respect des obligations légales et au bon fonctionnement administratif de l'armement.

Responsabilités principales :

1. Gestion administrative des navires

• Suivi des certificats de navigation (permis, sécurité, stabilité, radio, etc.)
• Gestion des attestations et visites périodiques (sécurité, sociétés de classification, etc.)
• Suivi des échéances réglementaires
• Préparation des dossiers pour les administrations maritimes (Affaires maritimes, DDTM, etc.)
• Archivage et classement numérique et physique des documents

2. Gestion administrative du personnel navigant

• Constitution et mise à jour des dossiers des marins
• Vérification des titres, brevets, certificats médicaux
• Suivi des dates de validité et alertes de renouvellement
• Préparation et envoi des rôles d'équipage
• Suivi des jours d'embarquement, repos et congés
• Coordination avec l'ENIM, mutuelle, URSSAF, etc.

3. Gestion documentaire et conformité

• Classement et numérisation des documents
• Organisation des dossiers par navire et par marin
• Transmission des documents aux administrations et partenaires
• Contrôle de conformité réglementaire
• Préparation des documents en cas de contrôle en mer

4. Support administratif général

• Rédaction de courriers et emails officiels
• Gestion des appels téléphoniques
• Interface avec les armateurs et administrations
• Participation à l'amélioration des procédures internes

Compétences requises :

Compétences techniques :

• Connaissance du secteur maritime (idéalement pêche ou commerce)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Connaissance des plateformes administratives maritimes
• Capacité à gérer des bases de données
• Bonne compréhension des obligations réglementaires maritimes

Compétences organisationnelles :

• Rigueur et sens du détail
• Excellente organisation
• Capacité à gérer les priorités
• Respect des délais réglementaires

Compétences relationnelles :

• Discrétion et confidentialité
• Bon relationnel
• Capacité à travailler en équipe
• Communication claire avec administrations et équipages

Télétravail + quelques déplacements