Assistant administratif (H/F)

Vous intervenez en tant qu'assistant(e) administratif(ve) pour un bureau d'études dans le ferroviaire.

Missions principales

Support administratif et gestion documentaire

• Gérer la réception, l'enregistrement et la diffusion des courriers, e-mails et documents projet en respectant les règles de confidentialité et les procédures internes.
• Assurer la mise à jour et l'organisation de la GED (gestion électronique des documents) : nommage, indexation, archivage et gestion des versions des documents techniques et contractuels.
• Préparer et suivre les envois et réceptions de dossiers (physiques et dématérialisés) auprès des clients, des sous-traitants et des autorités.

Suivi administratif des projets

• Assister les chefs de projet et les ingénieur(e)s dans le suivi administratif des dossiers : constitution des dossiers, suivi des échéances, préparation des réunions et comptes rendus.
• Rédiger, mettre en forme et relire les documents courants (compte-rendu, courriers, tableaux de bord, supports de présentation) et garantir leur conformité aux standards internes.
• Suivre les plannings administratifs, relancer les interlocuteurs et tenir à jour les indicateurs de suivi (actions, points d'alerte, jalons administratifs).

Gestion des commandes et facturation

• Enregistrer et suivre les commandes fournisseurs et sous-traitants : saisie des bons de commande, suivi des livraisons et relance des prestataires.
• Préparer les éléments pour la facturation client et la saisie comptable : contrôle des pièces justificatives, transmission au service comptable et suivi des paiements.
• Participer à la gestion des notes de frais et des éléments administratifs liés aux déplacements des équipes projet.

Organisation logistique et support aux équipes

• Organiser les réunions, réservations de salles, vidéoconférences et rendez-vous, assurer la préparation matérielle et diffuser les invitations et documents associés.
• Gérer les approvisionnements de bureau et le matériel documentaire (copies, impressions, reliures) nécessaires aux activités du bureau d'études.
• Être le point de contact administratif pour les équipes terrain et participer à la coordination des interventions en lien avec les plannings projets.