Assistant administratif H/F

Liaison hiérarchique : N+1 (Chef du service du CAFOC).

Liaisons fonctionnelles : Les services CAFOC, Qualité et RSO-Handicap et tous les autres services du GIP-FCIP, notamment les services supports.

DESCRIPTIF DU POSTE :

Descriptif des missions

- Préparer les réunions

o Convoquer les participants

o Préparer les feuilles d'émargement

o Réserver les salles

- Participer aux réunions des services, aux groupes de travail et revues de processus

o Rédiger les comptes rendus

o Classer et diffuser les comptes rendus

- Contribuer à l'actualisation du site internet en lien avec le service communication (fiches produits, mise à jour des présentations des services)

- Pour la formation : gérer et suivre les inscriptions aux formations du CAFOC, recenser et suivre les attestations de participation aux formations et les fiches d'émargement, contribuer activement à la réponse aux enquêtes de la région académique Ile-de-France (bilan social, indicateurs de formation, etc.)

- Pour la qualité : créer et mettre à jour la documentation réseau dans le cadre de la mise en place du label Eduform (manuel qualité, cartographie des processus, processus, procédures, modes opératoires, formulaires) :

o Actualiser et mettre en forme

o Assurer le suivi des versions

o Diffuser, classer et archiver

o Mettre à jour l'affichage interne

- Pour le RSO et Handicap : tâches généralistes d'assistanat, selon les besoins)

- Collecter et synthétiser les enquêtes de satisfaction (stagiaires, clients et équipe pédagogique)

- Saisir et mettre à jour différents tableaux de bord

- Assister les collaborateurs dans la préparation et la mise en page de documentation pédagogique

Cette liste est non exhaustive et pourra faire l'objet de modifications.\n\n

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITÉES

Savoirs :

- Niveau avancé ou expert dans les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Adobe Pro)

- Utiliser et gérer des outils collaboratifs avec aisance et maîtrise

- Prendre des notes

Savoir-faire :

- Travailler en autonomie

- Travailler en équipe

- S'organiser

- Rendre compte

Savoir-être :

- Avoir le sens du service public

- Avoir une grande rigueur et des capacités d'organisation

- Avoir une capacité d'analyse et un sens critique

- Intérêt pour la Qualité, la RSO et le Handicap

MODALITÉS DE RECRUTEMENT : UN TEST DE COMPÉTENCES BUREAUTIQUES SERA RÉALISÉ LORS DU PREMIER ENTRETIEN.