Assistant Administratif/Gestionnaire de scolarité (H/F)

Offre n° 209SWBG Assistant Administratif/Gestionnaire de scolarité (H/F)

Poste: Le doctorat de l'Université Paris-Saclay, c'est 4 500 doctorants et plus de 9 000 professeurs et chercheurs, qui représentent plus de 11 % de la recherche française. L'activité de formation doctorale est portée par un collège doctoral, fédérant des entités contribuant à leur niveau à la formation doctorale, notamment 22 écoles doctorales chargées d'organiser la formation doctorale dans les divers domaines de recherche, près de 300 laboratoires d'accueil des doctorants et la Maison du Doctorat. Le Service des Études Doctorales et HDR est le service de scolarité doctorat de la Faculté des Sciences. Il est en charge de la gestion des dossiers doctorat (étudiants en thèse) et de la Habilitation à Diriger des Recherches (HDR) (maîtres de conférences et chargés de recherche). Contribuer aux activités du Service des Études Doctorales et HDR. Le/la gestionnaire sera sous la responsabilité fonctionnelle de la Responsable du service des Études Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences. Dans son activité, le/la gestionnaire viendra en appui au service scolarité pour renforcer l'équipe pendant la campagne d'inscriptions. CDD de 4 mois – Date de prise de fonction : septembre.

Missions principales de l'agent.e

1. Prise en charge du processus d'inscriptions sur ADUM – Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription administrative sur la plateforme d'inscription et de suivi des doctorants ADUM. Soutien et information des doctorants sur les différentes formalités concernant leur inscription (couverture de Sécurité Sociale, attestation d'assurance responsabilité civile, bourse, transfert, montant des droits à acquitter…).
2. Aide et soutien à la gestion administrative des dossiers HDR – Vérifier, corriger et valider les dossiers d'inscription sur la plateforme APOGEE. Aider les maîtres de conférences et chargés de recherche concernant leur inscription administrative. Support et mise à jour des demandes de diplômes. Suivi des demandes de diplômes. Entre les informations nécessaires à la fabrication des diplômes dans APOGEE. Aider à l'ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes, certifications, et attestations de réussite. APOGEE est un logiciel de scolarité. Une formation de l'outil est prévue.
3. Participation à l'ensemble des activités de l'équipe – Renseigner des tableaux de bord, archiver, classer, trier les documents relatifs aux activités du service, informer les doctorants, répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail, assurer les liens avec les différents interlocuteurs du doctorat.

Profil recherché

Connaissances & compétences requises :

• Maîtrise des outils de gestion informatique.
• Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication.
• Bonne capacité de traitement de bases de données.
• Capacité à concevoir des tableaux de bord.
• Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles.
• Bureautique (Word, Excel, web).
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer.
• Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes.
• Travailler en équipe.
• Organiser son travail.
• Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Savoir appliquer des procédures et des règles.
• Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
• Savoir communiquer à différentes cibles.
• Excellent sens de l'organisation, capacité à travailler en équipe et en réseau.
• Esprit d'initiative, capacité d'écoute et d'orientation, excellent relationnel, forte autonomie, confidentialité, diplomatie.

Type de contrat

Type de contrat: CDD - 4 mois. Contrat de travail. Durée du travail: 36H50/semaine. Travail en journée.

• Salaire: non communiqué.

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez‑vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur