Assistant.e de gestion administrative et de suivi du doctorat

Missions principales

Coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités du département du doctorat.

Gestion et suivi du recrutement des doctorants

• Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers des doctorants dans les systèmes d’information dédiés (Adum, Améthis...)
• Vérifier et mettre à jour les données relatives aux doctorant.e.s et aux thèses
• Assurer l'organisation administrative (préparer les auditions et assurer le suivi des jurys de sélection) et logistique des campagnes de recrutement des doctorants (concours national, contrats doctoraux établissement, concours des écoles doctorales…)
• Tenir à jour les tableaux de bord et outils de suivi relatifs au concours national et aux contrats doctoraux établissement

Gestion et suivi des soutenances

• Assurer le suivi des procédures et l’organisation des soutenances
• Vérifier la conformité des dossiers et le respect des échéances réglementaires
• Coordonner les échanges avec les doctorants, les encadrants et les membres des jurys

Suivi des inscriptions et réinscriptions

• Assurer le suivi des inscriptions et réinscriptions administratives des doctorants en lien avec la scolarité et les 14 écoles doctorales co-accréditées
• Contrôler la conformité des dossiers et accompagner les doctorants dans leurs démarches si nécessaire

Contributions aux activités du département

• Participer à l'organisation des différentes réunions en lien avec les activités doctorales
• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et documents
• Contribuer aux activités transversales et à l'amélioration continue des procédures et outils de gestion spécifiques au doctorat
• Assurer la mise à jour des documents (soutenances, inscriptions/réinscriptions etc..), intranet/internet

Qualifications

• Connaissance du milieu : Expérience ou intérêt pour l’enseignement supérieur, la recherche et le doctorat
• Maîtrise des outils : Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et aptitude à utiliser des applications de gestion administrative
• Organisation et rigueur : Capacité à assurer un suivi rigoureux des dossiers, avec autonomie et méthode
• Qualités relationnelles : Sens du service, adaptabilité, esprit d’équipe et bonnes capacités rédactionnelles
• Langues : Anglais apprécié