Assistant administratif formation h/f (H/F)

L'Association Forme est un organisme de formation dans les métiers du sport, de l'animation, du sauvetage et du secourisme. Son activité est basée à Estrées-Saint-Denis et propose ses formations principalement dans l'Oise. Le but de l'association est de rendre accessible à tout public les métiers du sport et de l'animation en proposant un large panel de formation qualifiantes.

A propos du poste

Nous recherchons pour notre organisme de formation un(e) assistant(e) Formation H/F, dans le cadre du remplacement d'une salariée absente.
Ce poste est rattaché au service du secrétariat. Vous aurez pour mission d'assurer le suivi administratif des formations attribuées et la gestion de l'outil Forme Services.

Vos missions principales seront :

1/ Gestion administrative du personnel Forme Services (groupement d'employeurs) :

- Suivi de la comptabilité
- Suivi de la facturation des différentes structures partenaires
- Tenue des dossiers de chaque stagiaire
- Préparation en temps voulu des documents nécessaires à l'embauche (DPAE, CERFA, contrats de travail, mutuelle, prévoyance .)
- Suivi des CERFA et contrats de travail dans le respect du cadre légal
- Suivi des dossiers des différents dispositifs prévus par les textes légaux et conventionnels (arrêts maladie, accident de travail .)
- Suivi des convocations aux visites d'information et de prévention
- Assurer un lien régulier avec les employeurs et stagiaires

2/ Gestion et traitement administratif des différentes formations

- Réalisation de factures et devis auprès des stagiaires, potentiels stagiaires et financeurs
- Accueil téléphonique et mails
- Réalisation et envoi des convocations liées à la formation aux stagiaires et différents partenaires
- Gestion des dossiers de formation : inscription, convocation, impression des documents nécessaires dans un dossier de formation (attestation de stages, certificat de réalisation .)
- Mettre à jour les documents nécessaires à une ouverture de formation (livret stagiaire, fiche d'inscription administrative, attestation de validation .)
- Suivi du taux de remplissage des sessions de formation
- Collecte des données pré et post formation
- Editions de certificat

A propos du candidat :

Profil recherché :

Vous justifiez d'un BTS assistant administratif, gestion PMI/PME ou comptabilité gestion
Débutant(e) accepté(e)
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Pack Office, suite Google)
Une connaissance du logiciel EBP est un plus
Vous avez un bon relationnel
Vous êtes organisé(e) et réactif.ve
Vous êtes rigoureux.se et autonome
Dans le cadre de votre prise de fonction, vous serez formé(e) et accompagné(e) par l'ensemble de l'équipe.

Rémunération : Selon profil

Type d'emploi : Temps plein

Avantages : RTT

Horaires :
- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel