Assistant administratif et juridique H/F

L’assistante administrative et juridique fait le lien entre les clients et les équipes du cabinet, tant du côté de l’accueil que du suivi administratif et juridique de leurs contrats. En suivant les consignes de sa hiérarchie et les procédures internes, elle contribue à sécuriser les pratiques de l’entreprise et à assurer son bon fonctionnement.

Responsabilités

• Gérer le standard téléphonique, renseigner le document de suivi et s’assurer de son suivi, relancer les personnes en charge des appels si nécessaire.
• Orienter les clients et les visiteurs à l’accueil, demander l’ensemble des renseignements nécessaires et transmettre une information complète aux collègues.
• En charge des dossiers des nouveaux clients: envoyer les devis, effectuer leur suivi, s’assurer de leur retour signé pour établir la lettre de mission ou relancer les clients, demander les documents nécessaires et vérifier leur intégralité.
• Créer les dossiers informatiques et bureautiques, transmettre les informations aux collègues.
• Suivi de la facturation: mettre en place les plans de règlement, réaliser les factures, enregistrer les paiements, gérer les impayés, relancer les clients si besoin.
• Encadrer les tâches courantes: faire remonter les demandes de l’équipe, valider les commandes, gérer et suivre les commandes, factures et règlements, faire le lien avec les fournisseurs.
• Actualiser, classer, archiver les dossiers et fichiers clients, scanner et archiver les documents.
• Participer aux projets transverses du cabinet, tels que la mise en place de la dématérialisation ou des signatures électroniques, ainsi que les procédures de fonctionnement interne.
• Support aux opérationnels: relayer les consignes de la direction, partager les informations internes et externes, alerter en cas de problématique, proposer des améliorations.
• Accompagner dans les formalités juridiques: création d’entreprise, modification des statuts, liquidation et fermetures; structurer les documents liés aux modifications pour proposer un service complet.
• Maintenir des relations professionnelles: participer au maintien des bonnes relations entre les clients et l’équipe, veiller à véhiculer une image professionnelle, respecter l’obligation de discrétion et de confidentialité.
• Reporter à sa hiérarchie, alerter en cas de problématique, être force de proposition pour trouver des solutions à mettre en œuvre.