Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Offre n° 200MRZC Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Sous l'autorité de la responsable du pôle administratif, assure la gestion administrative de la direction de la Police Municipale.

• Accueil téléphonique et physique, avec prise en charge de l'accueil planton et l'orientation du public
• Organiser les réunions, les rendez-vous et le suivi de l'agenda du Directeur
• Collaborer au reporting sur les missions de la Direction (tableaux, fiches de suivi.)
• Être le correspondant de la direction auprès de la direction financière et de la commande publique
• Aider au suivi budgétaire, établissement des bons de commande et suivre les marchés publics du service
• Suivre l'ensemble du circuit des courriers entrant / sortant pour la Police Municipale ; répondre à partir du logiciel Elise ; suivre les délais de réponse et relancer les responsables de services si nécessaire
• Rédiger et mettre en forme l'ensemble des courriers à partir des informations techniques fournies par chaque responsable de service
• Coordonner le suivi Elise avec les autres services administratifs de la ville et la Direction Générale des Services
• Mettre en forme et éditer les documents, rapports et supports de communication divers
• Organiser le matériel des réunions de service et élargies (convocations, ordres du jour, supports, etc.) et rédiger les comptes rendus
• Organiser et gérer le classement des dossiers de la direction
• Planifier les entretiens d'évaluations et suivre les circuits des comptes rendus d'entretiens du pôle administratif
• Suivre les dossiers Agent PM (Agréments, assermentations, ports d'armes, .)
• Suivre les heures mensuelles des agents non titulaires
• Elaborer les arrêtés municipaux
• Superviser la gestion des objets trouvés, le suivi administratif de la transmission des PVE et Contraventions, les statistiques annuelles et mensuelles et l'élaboration des tableaux d'analyses
• Gérer la fourrière

PROFIL

• Bonne connaissance des services municipaux
• Connaissance des écrits administratifs et des procédures administratives
• Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
• Maîtrise de l'outil informatique et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels
• Maîtrise des techniques de prise de notes et de l'orthographe
• Capacités rédactionnelles
• Capacité à prioriser et notamment à hiérarchiser selon leur degré d'importance les doléances en collaboration avec le DPM
• Sens du service public
• Confidentialité et discrétion
• Bonne élocution, bonne présentation
• Aptitude et goût pour le management, capacité de négociation et de médiation ; capacité à fédérer et dynamiser une équipe
• Aptitude au dialogue et à l'écoute, savoir doser souplesse et fermeté, maîtrise de soi
• Adaptabilité, polyvalence sur l'ensemble des missions du pôle administratif
• Capacité d'organisation, rigueur administrative et auto contrôle
• Capacité d'autonomie et prise d'initiatives
• Aptitude au travail en équipe
• Capacité à rendre compte

Type de contrat CDI

• Durée du travail: 35h/semaine
• Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de Euros sur 13 mois

Expérience

• Débutant accepté
• Bac ou équivalent Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gestion administrative du courrier
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale