ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE – H/F

Missions :

Sous l’autorité de l’assistante de direction, l’assistant(e) administratif(ve) assure les travaux administratifs courants au sein des services : administratif, formation-insertion et médico-psycho-social. Il (Elle) est chargé(e) d’assurer la gestion administrative et logistique, en respectant les consignes et les procédures de manière autonome.

A ce titre, vous assurez les activités suivantes :

Accueillir et assurer la gestion de l’information :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des bénéficiaires et/ou des partenaires,
• Prendre en charge le standard téléphonique,
• Mettre à jour la base de données des bénéficiaires,
• Recontacter les potentiels bénéficiaires et les accompagner dans leurs démarches administratives si nécessaire.

Apporter un soutien administratif et logistique aux services MPS et formation-insertion :

• Contribuer à l’organisation des examens (Ministère du Travail),
• Saisir, mettre en page et corriger des documents rédigés par les autres professionnels (courriers, rapports, projet de service, bilan d’actions…),
• Produire et éditer des documents administratifs (notamment via Pronote),
• Saisir et vérifier les données informatiques (tableaux de bord…),
• Archiver les documents et les dossiers.

Accompagner les bénéficiaires :

• Contrôler et enregistrer les pièces justificatives et les éléments d’informations nécessaires au traitement des situations,
• Effectuer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs et/ou médicaux des bénéficiaires (dossier d’inscription, d’admission, conventions de stage et aménagement des examens).

S’impliquer dans la vie et le projet de l’unité :

• Participer aux réunions institutionnelles et organisationnelles et aux temps forts de l’unité (projets, portes ouvertes…),
• Participer aux réunions d’équipe administrative et formation-insertion,
• Participer à la rédaction du bilan d’activité annuel, avec l’ensemble de l’équipe pluridisciplinaire,
• Participer à la démarche QUALIOPI.