Assistant Administratif / Assistante Administrative De Projet
les rendez-vous, visioconférences et échéances pédagogiques ; - participer au classement et à l'archivage des documents nécessaires au suivi Qualiopi ; - mettre à jour les informations et les contenus du site Internet ; - préparer, programmer et publier des contenus sur les réseaux sociaux ; - créer des supports de communication simples à partir de l'identité visuelle de Studio Formation ; - contribuer au suivi des inscriptions et aux différentes tâches administratives du centre.
Conditions d'exercice : Mission freelance réalisée à 100 % à distance. Aucun déplacement régulier n'est demandé. La personne organise ses interventions de manière autonome, dans le respect des échéances convenues avec Studio Formation. Une disponibilité régulière en semaine est souhaitée afin d'assurer le suivi des demandes et des dossiers. Le volume d'intervention et l'organisation seront définis conjointement avant le démarrage de la mission.
La personne devra disposer de son propre ordinateur, d'une connexion Internet fiable et des outils nécessaires à la réalisation de la prestation. Une présentation des procédures internes et des outils utilisés par Studio Formation sera assurée au début de la collaboration.
Statut indépendant obligatoire : micro-entreprise, entreprise individuelle ou société permettant l'émission de factures. Une expérience dans un organisme de formation, la maîtrise de Digiforma et la connaissance des exigences Qualiopi / CPF constitueraient de véritables atouts.
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vousCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
- Accueillir, orienter, renseigner un public
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assistant de gestion
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise
- Assistant de gestion et d'administration du personnel
- Assurer la confidentialité des données
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Bureautique et outils collaboratifs
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie
- Gestion des emails
- Gestion des réservations de salles de réunion
- Gestion des urgences et des imprévus
- Gérer les réservations de salles et de matériel
- Maintenir à jour les dossiers administratifs
- Modalités d'accueil
- Organiser des déplacements professionnels
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
- Organiser l'accueil des visiteurs
- Planification des tâches et gestion des priorités
- Principes de base en comptabilité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Rédaction d'écrits professionnels
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
- Répondre aux demandes d'information internes et externes
- Saisir des documents juridiques
- Techniques de gestion administrative
- Techniques de numérisation
- Techniques de prise de notes
- Titre professionnel secrétaire assistant
- Utiliser les outils numériques
- Utiliser une messagerie sécurisée
- Veiller au respect des échéances administratives