Assistant administratif / Assistante administrative

Poste statutaire ou à défaut contractuel

Missions / conditions d'exercice

L'agent exercera les missions suivantes, sous l'autorité directe du Maire :

1. Accueil et secrétariat

• Accueil physique et téléphonique : Orientation des usagers, gestion des appels, prise de messages.
• Gestion du courrier : Réception, tri, distribution et envoi (courrier papier et électronique).
• Recherches administratives : Cadastrales, état civil, urbanisme (CU, DP, PC, PD), élections, cimetière.
• Gestion des salles et du matériel : Réservations, suivi des locations, remise des clés.

2. Gestion administrative

• État civil : Tenue des registres, délivrance d'actes, gestion des déclarations.
• Urbanisme : Instruction des dossiers (certificats d'urbanisme, déclarations préalables, permis de construire).
• Élections : Préparation des scrutins, gestion des listes électorales.
• Cimetière : Suivi des concessions, gestion des registres.
• Régies : Cantine, garderie, (encaissements, suivi des inscriptions), station-service.

3. Communication

• Lettre d'information communale : Rédaction, mise en page, diffusion.
• Site internet : Mise à jour des contenus, actualités.
• Supports de communication : Affiches, flyers, réseaux sociaux (selon les besoins).

4. Suppléance

• Gestion de la résidence de tourisme "Le Vendahaut" :

o Accueil des résidents, remise des clés.

o Encaissements et états des lieux.

Profils recherchés

Savoirs (connaissances requises)

• Cadre réglementaire :

o Connaissance des missions des communes (état civil, urbanisme, élections, etc.).

o Maîtrise des règles de déontologie de la fonction publique territoriale (secret professionnel, devoir de réserve).

• Outils :

o Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie).

o Expérience des logiciels métiers (état civil, urbanisme, élections) appréciée. La commune travaille avec « Odyssée ».

Savoir-faire (compétences techniques)

• Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser les tâches.
• Rigueur administrative :

o Respect des délais réglementaires (urbanisme, élections, état civil).

o Vérification de la cohérence juridique des dossiers.

• Relationnel :

o Accueil bienveillant et professionnel des usagers.

o Collaboration avec les élus, services municipaux et partenaires externes.

Savoir-être (qualités personnelles)

• Sens du service public : Engagement, discrétion, neutralité.
• Autonomie : Capacité à travailler avec une supervision minimale.
• Adaptabilité : Réactivité face aux imprévus (ex. : suppléance, urgences administratives).

Poste à pourvoir le 01/07/2026

Date limite de candidature le 12/06/2026