Assistant Administratif à la Direction Logement de la Ville H/F

La Ville a lancé une démarche forte dont l'objectif est d'offrir un habitat digne aux Trappistes en luttant contre l'habitat indigne et plus précisément les situations de logements insalubres ou non conformes au Règlement Sanitaire Départemental. Pour répondre à cet objectif, une cellule de défense des locataires a été créée. L'assistante administrative devra ainsi accompagner le service Logement, la cellule Défense des locataires et le service Hygiène sur l'ensemble des démarches administratives. La mission principale du poste est d'être la porte d'entrée de la Direction du Logement et de l'Habitat. MISSIONS PRINCIPALES

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et des partenaires extérieurs.
• Réceptionner les plaintes et les demandes d'intervention.
• Orienter et conseiller.
• Prétraiter les demandes en lien avec les bailleurs sociaux.
• Gérer les courriers entrant et sortant via le logiciel POST OFFICE
• Assurer le suivi du circuit de signature des documents et actes administratifs du service via le logiciel interne Ix

Bus.

• Rédiger les différents documents du service dans le respect des normes rédactionnelles : courriers divers, comptes rendus de réunion, procès-verbaux, entre autres.
• Enregistrer les signalements d'habitat dégradé et de défense des locataires.
• Créer des tableaux de bord et en assurer la gestion et le suivi.
• Extraire les données afin de concevoir les bilans annuels.
• Accompagner à l'enregistrement et assurer la pré-instruction des demandes d'autorisation de mise en location (permis de louer).
• Organiser les réunions internes et externes à la direction (préparation des dossiers, réservation des voitures,).
• Gestion des tâches transversales du service : plannings des congés, commandes de fournitures
• Classer et archiver les documents de la direction. CONDITIONS D'EXERCICE DU POSTE Travail à temps plein, réparti sur 5 jours hebdomadaires (37h00), ré...