ALTERNANCE ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

Le.la candidat.e devra assurer les tâches suivantes sous la supervision de son tuteur et du directeur du département:

• Gestion de l'agenda du directeur (organisation des réunions et rendez-vous, modifications, réservation des salles…).
• Planification et organisation de diverses réunions : réservation des salles de réunion, équipements audiovisuels et pauses café.
• Mise en forme et envoi de courriers divers.
• Organisation des missions : rédaction des ordres de mission, réservation des billets d'avion/train, demande de visas.
• Relais de l'information entre les managers et l'équipe.
• Conception, mise en place et animation de la mise à jour d'une documentation informatique et papier (organigramme, trombinoscope, lettres de mission, procédures internes, livret d'accueil, tableau de présence).
• Prise de notes lors des réunions et diffusion des comptes rendus.
• Accueil des nouveaux collaborateurs : Demande de badge ; installation du poste de travail ; demande de mobilier ; mise à jour des fichiers.
• Gestion des bureaux et des déménagements.
• Gestion des bons de commande avec les services supports, prestataires, fournisseurs et interlocuteurs externes.
• Commande des fournitures.
• Gestion des sollicitations téléphoniques.\n\n

Qui recherchons nous ? Il est attendu du.de la candidat.e les compétences suivantes: - un très bon sens de l'organisation et une grande rigueur (savoir prioriser les tâches et gérer plusieurs activités en parallèle, assurer une bonne gestion de son temps, etc.) - une bonne capacité à gérer des agendas avec proactivité (anticiper les priorités, éviter les conflits de planning) - une bonne aptitude rédactionnelle et pour la prise de note - une maitrise des logiciels du pack Office (Word, Excel, Powerpoint) - un bon sens de l'écoute et de la communication écrite et orale - avoir de bonnes capacités relationnelles et l'esprit d'équipe pour assurer un dialogue fluide au sein de l'équipe, av...