(ALTERNANCE) - Assistant(e) ADV et pilotage opérationnel (H/F)
Rejoignez l'aventure Vancore !
Pourquoi nous rejoindre ? Vous cherchez une entreprise à taille humaine, en pleine croissance, où l'esprit d'équipe et la bonne humeur font partie du quotidien ? Vous souhaitez découvrir l'envers du décor d'une PME dynamique, au cœur des opérations et de la vie interne de l'entreprise ? Alors vous êtes peut-être notre futur-e alternant-e Assistant(e) ADV et pilotage opérationnel.
Votre mission
Au cœur de l'organisation interne et du bon fonctionnement opérationnel de Vancore, votre rôle est de contribuer à la fois à la vie de bureau, à la gestion des flux et des prestataires, ainsi qu'au suivi administratif et à l'administration des ventes.
Concrètement, vous serez amené-e à intervenir sur trois grands volets :
1. Administration & vie interne de l'entreprise
Happiness & vie interne
Participer à l'organisation des séminaires et événements internes.
Gérer les approvisionnements de biens et produits nécessaires à la vie interne de l'entreprise.
Assurer le réapprovisionnement des fournitures et les petits achats du quotidien.
Participer au bon fonctionnement administratif des bureaux.
Gérer les retours clients : réception des colis et du courrier.
Coordonner les prestataires de services internes : ménage, bâtiment, matériel.
Organiser les réceptions de marchandises.
2. Gestion des litiges & suivi administratif fournisseurs
Gestion des litiges transporteurs et fournisseurs
Ouvrir et suivre les tickets de litiges.
Effectuer les demandes d'avoirs.
Suivre les réclamations et assurer les relances.
Catégoriser les retours et anomalies.
Suivi comptable & administratif
Assurer le suivi et la relance des factures impayées.
Effectuer le pointage de la facturation via Pennylane.
Réaliser le rapprochement entre les réceptions de marchandises et les factures fournisseurs pour préparer les paiements.
Suivre les ruptures fournisseurs.
Relancer les fournisseurs concernés.
Alerter les équipes en cas de retard ou de risque de rupture.
3. Administration des ventes & pilotage opérationnel
Administration des ventes B2B
Assurer les tâches ADV pour les clients professionnels : devis, commandes, livraisons, SAV.
Assurer le suivi des demandes clients jusqu'à leur résolution.
Participer à la mise en place et à la tenue à jour d'un dashboard ADV.
Participer à la mise en place et à la tenue à jour d'un dashboard de contrôle de gestion de 1er niveau.
Réaliser un suivi hebdomadaire des indicateurs via Pennylane.
Produire des reportings simples de suivi opérationnel et administratif.
Votre profil
Vous préparez un diplôme de type : BUT GEA, Bachelor Gestion PME / Gestion des organisations, Bachelor Administration des ventes / gestion commerciale ou équivalent.
Vous vous reconnaissez dans les points suivants :
Vous êtes organisé-e, rigoureux-se, polyvalent-e et à l'aise pour gérer plusieurs sujets en parallèle.
Vous avez un bon relationnel, un vrai esprit de service et aimez être au contact d'interlocuteurs variés (équipe interne, prestataires, fournisseurs, clients B2B).
Vous savez faire preuve d'autonomie, de débrouillardise et gérer les imprévus du quotidien.
Vous avez une appétence pour les sujets administratifs, la gestion des litiges, l'ADV ou la comptabilité de premier niveau.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Excel / Google Sheets, et idéalement des outils de type CRM / ERP.
Une première expérience en PME / startup.
Une sensibilité logistique / supply.
Des bases en contrôle de gestion.
La maîtrise de l'anglais serait un plus.
Une alternance au cœur des opérations d'une PME en croissance, avec un rôle transverse et concret.
Un management de proximité, à l'écoute et tourné terrain.
Une carte restaurant
La prise en charge de 70% des transports en commun
Un environnement de travail convivial
