Agent De Secretariat 1B/32

L'Institut de Recherche Biomédicale des Armées est un établissement du Service de Santé des Armées, dédié à la recherche biomédicale spécifique aux milieux d'emploi des forces ainsi qu'aux aspects biomédicaux liés aux risques NRBC (nucléaire, radiologique, bactériologique et chimique).
Installé sur le site de Brétigny sur Orge, l'IRBA emploie près de 400 personnes (chercheurs, experts civils et militaires, personnels d'encadrement, de soutien et d'appui scientifique).
Sous la responsabilité du directeur scientifique, le département environnement opérationnel (D-ENOP) assure des fonctions de recherche, d'expertise et de formation s'articulant autour de la physiologie en environnements opérationnels.
La secrétaire de D-ENOP assure la réalisation des tâches administratives relatives à la gestion des personnels du département (secrétariat de management : courrier, congés, mission, demandes de soutien administratif et logistique). Elle assure localement le suivi des enveloppements budgétaires alloués aux administrés dans le cadre de leurs projets de recherche, d'expertise ou du budget de fonctionnement du département. Elle assure également le soutien et suivi des personnels non permanents (stagiaires, thésards….) ou des volontaires participants aux études du département tant dans le cadre de recherche RIPH ou d'expertise (mission, indemnités sujets , .réservation de chambre..). Elle facilite la coordination avec les autres services de support de l'IRBA.
- Traiter le courrier du service
- Gérer les avis de visite
- Gérer l'ensemble des tâches administratives des administrés du service
( OM, congés et permissions…)
- Assurer le lien avec les services support et soutien de l'IRBA
- Gérer les demandes d'achats propres au service
- Suivre les budgets recherche et fonctionnement par enveloppe
- Assurer le montage des dossiers stagiaires et leur accueil
- Assurer la permanence téléphonique du service
- Assurer le suivi des présences et absences sur GAT
- Réaliser les réservations de salles
- Gérer la documentation administrative
- Participer à la gestion de la GMAO CarlSource
- Suivre le respect de la démarche ISO 9001 du service

Expérience dans l'administratif

- GESTION DES AGENDAS ET DES PLANNINGS
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- EXPLOITATION ET REDACTION DE LA DOCUMENTATION TECHNIQUE ET DE REFERENTIELS
- EXPRESSION ORALE
- EXPRESSION ECRITE
- TRAVAIL EN EQUIPE