Agent / Agente d'accueil

Être Agent d'accueil (H/F) à l'ICL, qu'est-ce que c'est ?

Sous la responsabilité du Coordinateur accueil et admissions, vos principales missions seront les suivantes sans être exhaustives :

Accueil physique/téléphonique, orientation et information des publics :
- Accueille et renseigne les personnes se présentant à l'accueil de l'établissement (patients, visiteurs, représentants, candidats, stagiaires, étudiants, conférenciers)
- Oriente les personnes vers les services adaptés
- Prévient les personnes et/ou services de l'arrivée de visiteur au besoin
- Réceptionne, traite et oriente les appels entrant à l'ICL (standard téléphonique)
- Traite les appels renvoyés de façon temporaire (pauses déjeuner, absence)

Gestion du courrier :
- Trie le courrier entrant à l'ICL et le distribue dans les casiers des services au vaguemestre
- Affranchit et trie le courrier sortant
- Relève et dépose le courrier au vaguemestre du CHU quotidiennement
- Réceptionne les plis recommandés, tient à jour le registre et s'assure de la remise au destinataire

Tâches administratives :
- Gère des caisses (prestations hôtelières.), réalise quotidiennement l'état de caisse et tient à jour le livre de compte associé en lien avec la comptabilité
- Etablit les factures des patients pour les prestations
- Saisie les données dans le système de gestion du répertoire opérationnel des ressources des disponibles au sein de l'établissement

Prestations hôtelières :
- Gère la location de TV

Qualité, continuité du service :
- Respecte les délais et la confidentialité
- Respecte les procédures de qualité du service et du centre
- Fait des propositions d'amélioration du service et signale les dysfonctionnements
- Transmet les informations nécessaires au bon fonctionnement du service

Organisation du poste :
- Travail de journée du lundi au vendredi
- Temps complet (35h) : amplitude du service Accueil : 8h-19h, horaires pouvant être variables

PROFIL RECHERCHE :

Formation et expérience :
- Formation Bac ou équivalent
- Expérience sur des postes équivalents exigée

Compétences et qualités requises :
- Maitrise des outils de téléphonie
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office) et logiciels métiers (admissions, facturation hospitalière)
- Excellentes qualités relationnelles, sens du service et de l'accueil
- Esprit d'équipe, diplomatie, flexibilité
- Rigueur, organisation et autonomie.