Agent administratif polyvalent - COMMUNE DE ROUSSAS (H/F)

Assurer les diverses tâches de l’administration publique.

Polyvalence du poste: Accueil, Tâches Administratives générales, Etat Civil, Urbanisme, Elections, Recensement de la population, Communication et Finances.

ACCUEIL

• Accueil physique des administrés et autres usagers du secrétariat de la mairie
• Gestion du standard téléphonique: réception des appels, prise des messages, primo renseignements, filtrage et orientation des appels vers divers services ou personnes
• Gestion du courrier postal et électronique: ouverture, enregistrement départ / arrivée, traitement et transmission à Madame le Maire via dossier comportant date de réception et éventuellement date limite de réponse, diffusion de l’information en général auprès des services et des élus.
• Suivi de l’agenda des élus et gestion des rendez-vous de Madame le Maire
• Suivi des plannings de location des salles communales
• Suivi du planning de prêt du mobilier aux habitants
• Suivi des stocks de fournitures administratives courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs

TRAVAUX DE BUREAUTIQUE

• Saisie et mise en forme de courriers, tableaux, comptes-rendus, rapports, arrêtés du Maire….
• Classement, tri et archivage des dossiers

ETAT-CIVIL

• Préparation, établissement et suivi des actes de naissances, reconnaissances, mariages, décès
• Législation funéraire et gestion des concessions au cimetière.

URBANISME

• Réception et suivi des demandes de permis de construire et autres documents d’urbanisme
• Suivi des renseignements d’urbanisme divers sollicités par les notaires, géomètres et autres

MISE EN FORME DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS

• Exécution et suivi de procédures et décisions administratives à la demande de Madame le Maire ou de Dany BONNAIRE, adjointe déléguée au personnel.
• Rédaction d’arrêtés du Maire

ELECTIONS

• Prise en charge de la révision annuelle: inscriptions, radiations, tableaux rectificatifs des listes électorales
• Organisation des élections, suivi des documents préparatoires, préparation du procès-verbal

RECENSEMENT MILITAIRE

• Convocation des jeunes âgés de 16 ans
• Suivi de la procédure de recensement

COMMUNICATION

• Mise à jour site internet, page Facebook et panneaux lumineux ;
• Bulletin municipal ;
• Diverses tâches concernant la communication avec les usagers.

ACTIVITES OCCASIONNELLES

RECENSEMENT DE LA POPULATION

• Recensement officiel de la population tous les 5 ans: prise en charge de la procédure règlementaire et suivi.
• Mise à jour du fichier habitants: adresse postale, adresse mail, numéros de téléphone
• Mise à jour du fichier des personnes âgées

MILIEU ASSOCIATIF

• Rôle de lien entre les associations et les élus

FINANCES

• Aide comptable en cas d’absence de l’agent en poste

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
• Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude et un comportement irréprochables
• Grande disponibilité
• Gestion simultanée de différents dossiers, polyvalence

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes