Agent administratif et chargé d'accueil h/f - secteur asile et réfugiés CDD Mulhouse, FR SERVICE ACCUEIL ET INTÉGRATION Postulez

La Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse est présente dans les secteurs sanitaire, social, médico-social et dans la formation. Elle compte 85 établissements gérés en Alsace ainsi que dans les départements limitrophes (25, 90, 70).Elle regroupe plus de 3 800 collaborateurs. Notre Fondation place le mieux-être de la personne au cœur de ses prises en charge et le bien-être de ses salariés au cœur de sa politique RH. Un encadrement de qualité, un environnement de travail en constante amélioration et une politique sociale avantageuse participeront à votre intégration et à votre épanouissement dans votre futur cadre professionnel.

Le Pôle social du Diaconat regroupe l’ensemble des dispositifs sociaux de la Fondation de la maison du Diaconat de Mulhouse, déployés du nord au sud de l’Alsace, soit 55 dispositifs. L’organisation s’appuie sur deux départements complémentaires : le Département Enfance, qui accompagne notamment les mineurs non accompagnés et les enfants confiés par l’Aide Sociale à l’Enfance, et le Département Accueil, Inclusion et Hébergement, qui intervient auprès des demandeurs d’asile, des personnes en situation de grande précarité, des femmes vulnérables ou encore des publics en souffrance psychique.

Six secteurs spécialisés assurent un accueil et un accompagnement adaptés à chaque public, complétés par un dispositif de logement à vocation sociale grâce à la licence d’agence immobilière sociale détenue par le pôle. Les équipes, engagées aux côtés des bénéficiaires, sont portées par des chefs de service dynamiques et innovants, capables de faire évoluer les dispositifs, de répondre à des appels à projets et d’adapter en continu les pratiques pour répondre au mieux aux besoins des personnes accompagnées.

Sous la responsabilité de la directrice du SAR et des cheffes de service, vous êtes chargé(e) de l’accueil d’un public étranger bénéficiaire de la protection internationale et de la gestion administrative des services SIR-CPH et AGIR.

Vous contribuez au bon fonctionnement des services et apportez votre soutien aux équipes de direction et aux équipes éducatives.

Parmi vos principales missions :

Accueil :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les personnes se présentant à l’accueil (usagers, partenaires, bénévoles, etc.)
• Prendre en compte les demandes et assurer le relais des informations et des messages auprès des professionnels concernés
• Assurer la gestion des rendez-vous et la circulation des informations.

Soutien administratif :

• Assurer la gestion des documents institutionnels relatifs aux personnes accompagnées et aux professionnels : préparation de dossiers, tenue de tableaux de suivi et réalisation des tâches administratives courantes
• Gérer les boîtes mail, les plannings des salles de réunion ainsi que l’affichage obligatoire
• Assurer le suivi et la mise à jour des fichiers et bases de données, contribuer à la complétude des éléments nécessaires et au recueil des statistiques
• Réaliser et diffuser les comptes rendus et assurer l’organisation administrative des réunions
• Gérer les commandes de fournitures diverses, assurer l’interface avec les fournisseurs et prestataires extérieurs et procéder au pointage des factures liées au fonctionnement du site, notamment celles relatives aux interventions des interprètes
• Assurer, le cas échéant, la tenue de la caisse
• Assurer le suivi de la gestion administrative des cours de FLE et assurer l’interface avec les bénévoles et les apprenants
• Collaborer aux tâches des services RH, administratifs et financiers de la Fondation
• Participer au travail d’équipe et assurer le reporting auprès de la hiérarchie
• Préparer l’accueil des nouveaux salariés et leur départ : préparation du matériel, remise et restitution des équipements, etc.
• Effectuer des déplacements ponctuels dans le département pour participer à des réunions.

Les avantages que nous vous proposent :

• Une convention collective nationale de 1966
• Des avantages sociaux tels que prime de sujétion spéciale, mutuelle, prime de tutorat, prime métier, prime de départ à la retraite allant jusqu'à 6 mois de salaire, tickets restaurant
• La reprise de votre ancienneté jusqu'à 100 %
• 18 jours de congés trimestriels
• Accompagnement et formation d'intégration à la prise de poste
• Les actions du Comité Social et Économique (Chèques vacances et chèques cadeaux)
• Participation aux frais de transport en commun domicile - travail à hauteur de 50 % des frais engagés
• Possibilité de mutation
• Parking gratuit pour le personnel
• Participation à la cotisation mutuelle ; meilleur régime de remboursement frais de santé, couverture prévoyance
• Assurance responsabilité civile professionnelle contractée par la Fondation pour vous
• Médailles du travail dès 20 ans d'ancienneté : prime médaille
• Avantages logement (avance caution, prise en charge recherche logement, prêts travaux à taux préférentiels, service de courtage).

• Vous êtes titulaire d’un BTS ou d’un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative
• Vous avez le sens de l’accueil et des relations humaines, ainsi qu’un grand respect de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
• Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Canva, etc.) et disposez de notions en anglais
• Vous êtes ouvert(e), avez un intérêt pour l’accompagnement d’un public étranger et savez adapter votre communication à des personnes ne maîtrisant pas ou peu la langue française
• Vous avez le sens des responsabilités, de bonnes capacités d’organisation et appréciez le travail en équipe.