Agent Administratif au Bureau des Entrées (H/F)

Offre n° 210WJLT

Agent Administratif au Bureau des Entrées (H/F)

Accueillir les patients, recueillir et traiter les données nécessaires à son identification et à la facturation de l'activité selon le répertoire des Métiers de la Fonction Publique Hospitalière.

Conditions d'exercice

Amplitude horaire de 7h45 à 18h00. Poste : 38 h semaine. Durée journalière de travail : 7,60 sur 5 jours ou 7,80 sur 4 jours et 6,80 sur 1 jour (temps plein); 7,60 sur 4 jours ou 7,85 sur 3 jours et 6,85 sur 1 jour (temps partiel à 80%). Poste essentiellement en front office. Possibilité de télétravail en fonction du poste occupé.

Exigences

Physiques : Maintenir une position assise. Adaptabilité aux pics d'activité. Psychologiques : Gestion du stress. Autres exigences : Autonomie et rigueur dans l'exécution du travail, ponctualité, disponibilité. Le port d'une blouse blanche est recommandé dans les services de soins; le port du badge avec l'identité et le service d'affectation doit être permanent. Respect du secret professionnel, de la confidentialité et des droits des patients.

Activités du métier

• Accueillir, informer et orienter les usagers (agents, patients, ambulancier, etc.)
• Accueil téléphonique des patients, des usagers, du personnel soignant, etc.
• Création ou mise à jour de l'identité du patient dans le respect des règles de l'identito‑vigilance.
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients (identification des débiteurs, recueil des pièces justificatives, lecture CV, etc.) dans le respect des règles de facturation dans le logiciel métier.
• Saisir ou vérifier les informations administratives nécessaires pour le dossier médical (médecin traitant, personnes à prévenir, etc.).
• Régularisation des dossiers des patients admis au service d'accueil d'urgence.
• Idéntitovigilance : détection des doublons identités et de séjours, fusion des doublons d'identités.
• Réception et traitement du courrier, emails, fax.
• Délivrer des bulletins de situations aux patients, ambulanciers et assistantes sociales.
• Utilisation du CDR et du CDRi, du logiciel de téléphonie.
• Contrôle et saisie des prises en charge pour les dossiers d'hospitalisation ; modification du mouvement en cas de demande de chambre particulière.
• Demandes de prises en charge mutuelle via la plateforme 4 AXES ou par fax.
• Scanner des documents patients dans la GED.
• Création des dossiers en préadmissions (séjour et externe) dans son domaine.
• Encaissement dans le logiciel de régie (frais de séjours, soins externes, frais accompagnants, téléphone, wifi, activité libérale, etc.).
• Autres tâches ponctuelles administratives en fonction des nécessités de service et du rythme de facturation.
• Maîtriser les logiciels métiers (Pastel, Infortel, Gestionnaire de la CPS, LCVitale, Démat BE, etc.)
• Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, BO).
• Réglementation de la facturation.
• Participation à la continuité de service du service public.

Savoir-faire requis

• Accueillir et orienter les usagers, ambulanciers, etc.
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations.
• Intégrer les informations patient en temps réel pour les traduire en facturation (facturation au fil de l’eau).
• Identifier et analyser les anomalies des dossiers avant facturation.
• Savoir identifier et gérer un dossier à traiter en redressement.
• Travailler en équipe/en réseau.
• Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine.
• Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques.
• Classer les données et documents dans la Démat BE.

Connaissances associées

• Gestion de l'agressivité du patient.
• Les différents circuits patients.
• Droit hospitalier.

Type de contrat

CDI. Travail en journée. 38h/semaine.

Salaire

• selon le profil.

Déplacements

Jamais.

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté.
• Bac ou équivalent – gestion administrative.

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public – indispensable.
• Mettre à jour un dossier, une base de données – indispensable.
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier – indispensable.
• Techniques de gestion administrative – indispensable.
• Techniques de numérisation – indispensable.
• Utiliser les outils numériques.

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Faire preuve de sens des responsabilités.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Activités hospitalières.