Agent Administratif au Bureau des Entrées (H/F)

Accueillir les patients, recueillir et traiter les données nécessaires à son identification et à la facturation de l'activité Selon le répertoire des Métiers de la Fonction Publique Hospitalière

Famille : Management, gestion et aide à la décision

2. Spécificités dans le métier Conditions d'exercice :

Amplitude horaire de 7h45 à 18h00

Poste : 38 h semaine

Durée journalière de travail (exemple) :

7,60 sur 5 jours ou 7,80 sur 4 jours et 6,80 sur 1 jour (temps plein)

7,60 sur 4 jours ou 7,85 sur 3 jours et 6,85 sur 1 jour (temps partiel à 80 %) Poste essentiellement en front office

Autonomie et rigueur dans l'exécution du travail ; Ponctualité ;

Disponibilité ;

Le port d'une blouse blanche est recommandé dans les services de soins ;

Le port du badge avec l'identité et le service d'affectation doit être permanent ;

Respect du secret professionnel, de la confidentialité et des droits des patients.

3. Autres appellations courantes

Gestionnaire des entrées - Gestionnaire du bureau des entrées - Admissioniste

4. Les activités du métier

Accueillir, informer et orienter les usagers (agents, patients, ambulancier, etc.) dans son domaine ; Accueil téléphonique des patients, des usagers, du personnel soignant etc ;

Création ou mise à jour de l'identité du patient dans le respect des règles de l'identito-vigilance ; Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients (identification des débiteurs, recueil des pièces justificatives, lecture CV etc.) dans le respect des règles de facturation dans le logiciel métier ; Saisir ou vérifier les informations administratives nécessaires pour le dossier médical (médecin traitant, personnes à prévenir, etc.) ;

Régularisation des dossiers des patients admis au service d'accueil d'urgence ;

Identitovigilance : détection des doublons identités et de séjours, fusion des doublons d'identités ;

Réception et traitement du courrier, emails, fax ;

Délivrer des bulletins de situations aux patients, ambulanciers et assistantes sociales ; Utilisation du CDR et du CDRi ; du logiciel de téléphonie ;

Contrôle et saisie des prises en charges pour les dossiers d'hospitalisation ;

Modification du mouvement en cas de demande de chambre particulière ; Demandes de prises en charges mutuelle via la plateforme 4 AXES ou par fax ; Scanner des documents patients dans la GED ;

Création des dossiers en préadmissions (séjour et externe) dans son domaine ;

Encaissement dans le logiciel de régie (frais de séjours, soins externes, frais accompagnants, téléphone, wifi, activité libéral, etc.) ;

Autres tâches ponctuelles administratives en fonction des nécessités de service et du rythme de facturation ; Maitriser les logiciels métiers (Pastel, Infortel, Gestionnaire de la CPS, LCVitale, Démat BE, .)

Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, BO.) ; Règlementation de la facturation.

Participation à la continuité de service du service public ;

5. Les savoir-faire requis du métier

Accueillir et orienter les usagers, ambulanciers, etc. ;

Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations ;

Intégrer les informations patient en temps réel pour les traduire en facturation (facturation au fil de l'eau) ; Identifier et analyser les anomalies des dossiers avant facturation ;

Savoir identifier et gérer un dossier à traiter en redressement ; Travailler en équipe/en réseau ;

Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine ;

Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques ; Classer les données et documents dans la Démat BE.

6. Connaissances associées

Gestion de l'agressivité de patient ; Les différents circuits patients ; Droit hospitalier.