Agent administratif au bureau des entrées

Établissement

Centre hospitalier de Rodez

Date limite de candidature

31 juillet 2026

Catégorie

Administratif

Poste

Gestionnaire des entrées – Gestionnaire du bureau des entrées – Admissioniste

Horaires

• Amplitude horaire de 7h45 à 18h00
• Charge de travail : 38 h semaine
• Exemple d’organisation journalière : 7,60 h sur 5 jours ou 7,80 h sur 4 jours et 6,80 h sur 1 jour (temps plein); 7,60 h sur 4 jours ou 7,85 h sur 3 jours et 6,85 h sur 1 jour (temps partiel à 80 %)
• Possibilité de télétravail en fonction du poste occupé

Description du métier

Accueillir les patients, recueillir et traiter les données nécessaires à l’identification et à la facturation de l’activité.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les usagers (agents, patients, ambulanciers, etc.)
• Accueil téléphonique des patients, usagers, personnel soignant
• Création ou mise à jour de l’identité du patient dans le respect des règles d’identito‑vigilance
• Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des patients (identification des débiteurs, recueil des pièces justificatives, lecture CV, etc.) en respectant les règles de facturation
• Saisir ou vérifier les informations administratives nécessaires pour le dossier médical (médecin traitant, personnes à prévenir, etc.)
• Régularisation des dossiers des patients admis au service d’accueil d’urgence
• Détection et fusion des doublons d’identités (identitovigilance)
• Réception et traitement du courrier, emails, fax
• Délivrer des bulletins de situations aux patients, ambulanciers et assistantes sociales
• Utiliser les logiciels CDR, CDRi, logiciel de téléphonie
• Contrôle et saisie des prises en charges pour les dossiers d’hospitalisation
• Modification du mouvement en cas de demande de chambre particulière
• Demandes de prises en charges mutuelle via la plateforme 4 AXES ou par fax
• Scanner des documents patients dans la GED
• Création des dossiers en préadmission (séjour et externe)
• Encaissement dans le logiciel de régie (frais de séjours, soins externes, frais accompagnants, téléphone, wifi, activité libéral, etc.)
• Autres tâches ponctuelles administratives en fonction des nécessités de service et du rythme de facturation
• Maitriser les logiciels métiers (Pastel, Infortel, Gestionnaire de la CPS, LCVitale, Démat BE, …)
• Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, BO…)
• Respecter la réglementation de la facturation
• Participer à la continuité de service du service public

Connaissances requises

• Gestion de l’agressivité de patient
• Les différents circuits patients
• Droit hospitalier

Savoir-faire requis

• Accueillir et orienter les usagers, ambulanciers, etc.
• Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
• Intégrer les informations patient en temps réel pour les traduire en facturation (facturation au fil de l’eau)
• Identifier et analyser les anomalies des dossiers avant facturation
• Savoir identifier et gérer un dossier à traiter en redressement
• Travailler en équipe/en réseau
• Utiliser une procédure, une réglementation spécifique à son domaine
• Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à des situations critiques
• Classer les données et documents dans la Démat BE

Exigences physiques

Maintenir une position assise. Adaptabilité aux pics d’activité.

Exigences psychologiques

Gestion du stress.

Autres exigences

• Autonomie et rigueur dans l’exécution du travail ; ponctualité
• Disponibilité
• Le port d’une blouse blanche est recommandé dans les services de soins
• Le port du badge avec l’identité et le service d’affectation doit être permanent
• Respect du secret professionnel, de la confidentialité et des droits des patients

Relations professionnelles les plus fréquentes

• Adjoints administratif et adjoint des cadres
• Assistantes médicales administratives, service social, médecins
• Organismes payeur (caisses d’assurance maladie, organismes complémentaires)
• Trésor public pour les échanges d’informations

Responsabilités hiérarchiques

Exerce son activité sous la responsabilité hiérarchique de l’adjoint des cadres responsable du service et du directeur(rice) de la direction des Finances.

Formations/Diplômes

Aucun.

Correspondances statutaires éventuelles

• Adjoint administratif hospitalier
• Adjoint des cadres hospitaliers

Passerelles

• Gestionnaire comptable et achat
• Gestionnaire finances
• Gestionnaire DRH