Agent Administratif - Agente Administrative H/F

À propos de l'entreprise

L’OPHS (Office Privé Hygiène Sociale), Association centenaire du secteur médico‑social comprenant 2 établissements et 250 salariés, recherche un(e) Employé(e) administratif·trice basé(e) sur Beauvais (60000) en CDI pour le CLAT.

Le Centre de Lutte Anti‑Tuberculose (CLAT)

Le CLAT mène des actions de prévention et de dépistage antituberculeux, de vaccination par le vaccin BCG et de surveillance épidémiologique.

Missions principales

1. Organisations des consultations médicales CLAT
   • Participer à l'élaboration des dossiers des personnes accompagnées
   • Établir les convocations médicales et les relances (courriers, téléphone, mails)
   • Enregistrement des courriers sortants
   • Prises de RDV
   • Enregistrement des résultats des examens médicaux
   • Participer à la mise à jour et le suivi des dossiers en collaboration avec le médecin référent et l'infirmière - Pilote CLAT
   • Accueillir physiquement et par téléphone les personnes accompagnées par le CLAT
   • Classement
2. Accueil physique et téléphonique des personnes
   • Assurer, en l’absence de l’agent d’accueil, l’accueil téléphonique et physique de l’OPHS
   • Affranchir, en l’absence de l’agent d’accueil, le courrier de l’OPHS
   • Réceptionner, en l’absence de l’agent d’accueil, le courrier entrant et le transmettre à la personne responsable de l’enregistrement et distribution
   • Accueillir, en l’absence de l’agent d’accueil, les consultants du CeGIDD et du centre de vaccination et créer leur dossier administratif
3. Travail en équipe pluridisciplinaire
   • Contribuer à la performance et la qualité des activités dans le respect du projet de service
   • Participer aux réunions de service et aux comités de pilotage organisés par la direction des services
   • Participer à la conception des procédures opérationnelles et des modes opératoires du Pôle Prévention Santé
   • Transmettre les informations importantes concernant les personnes accueillies aux différents membres de l’équipe
   • Rédiger des fiches de dysfonctionnements et proposer des actions correctives

Expérience

Débutant accepté

Compétences

• Techniques de gestion administrative
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Utiliser les outils numériques

Qualification

Employé qualifié

Secteur d’activité

Activité des médecins généralistes

Qualités professionnelles

• Avoir l’esprit d’équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l’entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
• Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d’erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir‑vivre usuelles.