Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Rattaché(e) à la Responsable Administrative Gouvernance et Dirigeance, vous assurez la gestion administrative et la coordination des instances de gouvernance (Conseil de Surveillance, Directoire) et de la Direction Exécutive. Vous contribuez à la fluidité de l’organisation interne et à la bonne circulation de l’information, dans le respect des dispositions statutaires, du règlement intérieur et des procédures internes. Pour ce faire, vos missions sont les suivantes : Coordination des instances de gouvernance et de la Direction Exécutive :

• Organiser, préparer, coordonner et participer aux réunions (instances, séminaires, groupes de travail…)
• Rédiger les relevés de décisions, comptes-rendus, procès-verbaux, synthèses
• Tenir les registres de la Fondation
• Contribuer aux formalités administratives obligatoires liées au statut de la Fondation
• Gérer les courriers et mails entrants/sortants Gestion administrative et logistique :
• Gérer les agendas mouvants des membres de la gouvernance et de la Direction Exécutive
• Organiser les rendez-vous, déplacements, événements
• Coordonner les ressources matérielles et logistiques
• Assurer la gestion documentaire (droits d’accès, bases de données, états de suivi)
• Garantir la circulation et la transmission des informations dans un cadre sécurisé (RGPD) Communication et appui opérationnel :
• Rédiger et mettre en forme des documents variés
• Participer à la gestion des relations internes et externes
• Suivre certains dossiers spécifiques