Administrateur des ventes - CDI - Paris

Pourquoi on recrute

Aujourd’hui la gestion de l'administration des ventes représente une charge importante pour l’équipe (jusqu’à 1/3 du temps sur certains profils) et est assurée par des profils ayant une expertise finance. Nous recrutons un profil spécialisé, capable de structurer durablement le flux de commande jusqu’au recouvrement et de nous aider sur la réponse administrative aux appels d’offres publics.

Tes missions

• Gestion de l'onboarding client et des bons de commande
• Onboarding : en charge de prendre contact avec le client à la signature du projet pour collecter les informations nécessaires à la facturation (client, entité juridique concernée, périmètre de la prestation, échéancier de facturation, bons de commande)
• Collecter les bons de commande avant le démarrage ou poursuite des missions
• Vérifier leur conformité (entité juridique, périmètre, TJM, volumes, périodes, conditions de facturation)
• Assurer la cohérence entre contrats, avenants et missions en cours
• Suivre les montants consommés vs montants commandés
• Alerter en cas de dépassement ou d’anomalie
• Garantir un archivage rigoureux
• Gestion et complétion des feuilles de temps
• Piloter la complétion des feuilles de temps
• Relancer en cas de retard ou d’erreur
• Vérifier la cohérence des temps saisis
• Valider les feuilles de temps en vue de la facturation, en lien avec le responsable budgétaire
• Génération et contrôle des factures
• Préparer et générer les factures (récurrentes et ponctuelles)
• Vérifier leur conformité avec les bons de commande, contrats et avenants, temps validés
• Contrôler le TJM, périodes, entités juridiques et mentions légales
• Récupérer les PV de livraison si nécessaire
• Respecter l’échéancier de facturation
• Vérifier que notre outil de contrôle interne du CA ne comporte pas d’erreurs
• Envoyer et intégrer dans l’outil d’achat les factures intragroupe
• Envoi des factures
• Envoyer selon les modalités client (plateformes publiques, Chorus Pro, etc.)
• Suivre les statuts d’acceptation
• Gérer les retours et demandes de correction
• Recouvrement
• Suivre les échéances de paiement
• Relancer les clients (email / téléphone)
• Escalader les situations à risque
• Effectuer le lettrage des paiements reçus dans notre outil comptable

Profil recherché

• Diplômé à minima d’une Licence en Comptabilité
• 2 à 6 ans d’expérience en Administration des ventes en ESN

Hard skills

• Maîtrise d’un ERP (NetSuite idéalement)
• Notions comptables solides
• Bonne compréhension du cycle contractuel client

Soft skills

• Rigueur et sens du détail
• Excellentes qualités relationnelles pour être en contact direct avec nos clients

Benefits

• Environnement de travail stimulant au sein d’un groupe de 700 employés avec possibilités d’évolution cross‑entités.
• Chaque employé bénéficie d’un coach interne pour le développement de carrière.
• Participation à des projets associatifs via la Fondation Theodo (Ada Tech School, Code Phoenix, Article 1…).
• Événements mensuels, keynotes et week‑end d’entreprise annuel.
• Actionnariat salarié.
• Épargne salariale via un mécanisme d’intéressement en partenariat avec Epsor.
• Budget matériel pour l’équipement (ordinateur, smartphone, etc.).
• Avantages CSE : sport (Gymlib), théâtre (Kiosk), autres avantages (Happypal).
• 5 semaines de vacances + 8 à 12 RTT par an.
• Mutuelle SideCare prise en charge à 50 %.
• Ticket restaurants Swile.
• Places en crèche réservées et aides associées.

Chez Theodo, nous sommes convaincus que la diversité est une richesse et que l’égalité des chances est essentielle pour construire des équipes performantes et épanouies. Nous accueillons toutes les candidatures, sans distinction de genre, d’origine, d’orientation sexuelle, d’âge, de situation de handicap ou de croyances.