Adjointe Administrative - Adjoint Administratif -Tribunal de Proximite de Cholet-1 Pv H/F

Overview

Le responsable hiérarchique de l'adjoint administratif est le Directeur des services de greffe judiciaires. L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° du 23 décembre 2006). Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires et peut être affecté dans les services suivants : Service des affaires familiales; Services civils (chambres civiles générales, JEX, CIVI, JLD, TPBR, juge de l'expropriation...); Service civil du parquet; Service du pôle social; Service des tutelles majeurs; Service de la nationalité française; Accueil du justiciable; Conseil des prud\'hommes; Services pénaux; Secrétariat : enregisterer le courrier et en assurer le suivi et le classement; Organiser la documentation; Diffuser et afficher l'information; Dactylographier et mettre en page les documents; Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord; Gestion administrative des dossiers; Accueil : orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent; Donner des renseignements d'ordre général; Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels; Classement et archivage; Procédures : enregistrement des procédures, réceptionner les pièces de procédure, enregistrement dans les applicatifs métier, mettre le dossier à disposition des avocats, gérer la communication électronique du dossier, transmettre les dossiers aux services compétents; Réception et préparation des actes et divers certificats; Aide à la préparation et au suivi des audiences : établir les avis et les convocations; Notification des décisions; Classer les pièces au dossier; Gestion des copies.

Responsabilités

• Assurer des fonctions administratives d'exécution et appliquer les règlements administratifs.
• Effectuer des activités d'accueil et de secrétariat (enregistrement et diffusion de l'information, dactylographie et mise en page).
• Organiser et classer les documents; mettre en place les tableaux de bord et collecter des éléments statistiques.
• Gérer l'accueil des usagers, orienter vers le service ou l'interlocuteur compétent et fournir des renseignements d'ordre général; mettre à disposition les listes et coordonnées des partenaires institutionnels.
• Gérer le classement et l'archivage des dossiers.
• Enregistrer les procédures et pièces de procédure dans les applicatifs métier; transmettre les dossiers aux services compétents; assurer la communication électronique du dossier.
• Réaliser la réception et la préparation des actes et divers certificats; aider à la préparation et au suivi des audiences (avis et convocations); notifier les décisions et classer les pièces au dossier; gérer les copies.

Compétences requises

• Connaissances et Applications métiers : organisation judiciaire et administrative; outils bureautiques.
• Savoir-faire : maîtrise des outils bureautiques; organisation de la charge de travail; travail en équipe.
• Savoir-être : discrétion et rigueur; sens du service public; polyvalence.