Adjoint ou Adjointe à la responsable du service scolarité de médecine et gestionnaire scolarité

Mission

Mission principale

• Assurer l’organisation et le suivi des examens des étudiants en médecine de la 1ère à la 6ème année : examens facultaires + examens classants PASS‑LAS en lien avec la gestionnaire des PASS‑LAS + examens classants nationaux EDN et ECOS
• Seconder/assister la responsable du service de la scolarité (service composé de 13 agents) et la représenter si besoin.

Activités

• Seconder la responsable du service scolarité
• Gestion et organisation des examens facultaires et examens classants nationaux EDN + ECOS
• Co‑organisation des examens PASS (environ 900 étudiants) et les modules santé pour les LAS Tours et Orléans (environ 1500 étudiants) :
• Établir les calendriers et rétroplannings
• Paramétrer les plateformes QCM et UNESS pour les différentes sessions d’examens
• Recueillir les sujets via QCM, organiser les relectures et préparer les grilles réponses
• Rédiger et transmettre les convocations des surveillants contraints par leur activité hospitalo‑universitaire
• Gérer les corrections, saisir les notes dans Apogée, organiser les délibérations des jurys et la diffusion des résultats
• Mettre en forme les sujets déposés sur UNESS en vue des examens sur tablettes (DFGSM + DFASM)
• Être présent.e lors des examens pour pouvoir assurer une assistance technique de 1er niveau sur les tablettes auprès des enseignants (service informatique mobilisé également)
• Assurer le suivi et la diffusion des contrôles continus
• Composition des jurys médecine 1er et 2e cycles, orthophonie, orthoptie, masters, DE IPA, DE IBODE, maïeutique
• Gestion des demandes de validation d’acquis et des dettes des étudiants : transmission des demandes auprès de la commission et saisie des décisions dans Apogée
• Saisie des inscriptions pédagogiques dans Apogée
• Assister aux commissions DFGSM et DFASM
• Gestion de la Commission d’Aide aux Étudiants (CAE) en collaboration avec le SSE
• Travailler en collaboration avec les enseignants, les différents départements de la faculté et les secrétaires hospitalo‑universitaires répartis sur les 3 CHU de Tours : Bretonneau – Trousseau – Clocheville
• Participer à la Journée Portes Ouvertes
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants
• Gérer les mails
• Assurer un soutien lors des périodes d’inscriptions administratives

Profil

Savoir

• Connaître la réglementation des études et des examens
• Avoir des connaissances sur le cursus des études en médecine et sur l’organisation au CHU
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques de communication
• Culture internet

Savoir-faire

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures
• Travailler en équipe
• Maîtriser les outils bureautiques : word, excel
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : Apogée, QCM, UNESS, Teams

Savoir-être

• Faire preuve de neutralité
• Faire preuve de réactivité
• Sens de la discrétion
• Sens de l’organisation
• Rigueur / fiabilité
• Sens relationnel
• Forte capacité à gérer le stress et la pression

Contraintes Particulières

Forte activité tout au long de l'année

Informations Complémentaires

• Poste ouvert aux contractuel·les et titulaires
• Catégorie : B
• Contrat à compter du 29/06/2026
• Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF
• Date limite de candidature : 20/05/2026
• Dossier de candidature : CV (sans photo) et lettre de motivation