Adjoint en gestion administrative - Collège DSPEG F/H

RESPONSABILITÉS :

Mission principale : participer à l'organisation et la gestion des campagnes d'admission et d'inscription de l'ensemble des usagers de la Faculté Droit et science politique, et de la Faculté Economie-gestion-AES.

Accueil

• Vous apportez une réponse aux demandes des usagers que ce soit en présentiel, par téléphone ou par mail (plusieurs messageries thématiques) dans le respect du référentiel Marianne ;
• Vous traitez les demandes de rendez-vous reçues via l'application dédiée.

Admission

• Vous instruisez les dossiers de candidature constitués sur les applications dédiées : recevabilité administrative, lien avec les responsables pédagogiques des formations demandées, gestion de la réponse apportée au candidat ;
• Vous assurez le suivi de l'évolution des demandes d'admission en L1 Droit sur Parcoursup.

Inscription

• Vous assurez le suivi des inscriptions effectuées en ligne par les étudiants : gestion des campagnes d'inscription, assistance fonctionnelle de premier niveau à l'étudiant en cas de difficulté, traitement des pièces justificatives fournies par l'étudiant, relance des admis non inscrits, gestion des démissions et demandes de remboursement ;
• Vous suivez et validez les paiements en ligne sur l'application ESUP Pay ;
• Vous gérez les contentieux de Bibliothèque Universitaire ;
• Vous suivez et mettez à jour le tableau de bord du paiement différé des droits d'inscription des étudiants relevant de la Formation Continue ;
• Vous assurez le traitement des transferts des dossiers des étudiants primo-inscrits à l'université de Bordeaux : contrôle de la complétude du dossier, saisie dans le système d'information, suivi des envois ;
• Vous encadrez l'équipe des vacataires étudiants en période de chaîne d'inscription (août-septembre).

Diplomation

• Vous contrôlez et éditez les listes des diplômés ainsi que les diplômes nationaux et les diplômes universitaires ;
• Vous éditez les relevés de notes.

PROFIL RECHERCHÉ :

• La maîtrise du pack office et notamment d'excel
• Une appétence pour l'accueil du public et la maîtrise des techniques d'accueil, qui soit physique, téléphonique et par mail
• La maîtrise des techniques d'élaboration et d'archivage des documents
• Une première connaissance de l'enseignement supérieur français
• Des fondamentaux en anglais
• De l'autonomie
• De la rigueur
• De savoir travailler en équipe.

Une 1ère expérience dans le domaine de l'accueil du public est souhaitée

CDD de 11 mois à pourvoir à compter du 1/07/2026 au 15/05/2027

Poste basé 16, avenue Léon Duguit à Pessac - Tram B, arrêt "Montaigne-Montesquieu", bus, vélo, parking

Rémunération brute mensuelle fixe : 1 925 €

Ce que nous vous offrons

• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d'arrivée)
• Télétravail possible selon l'organisation du service
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d' action sociale
• 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
• Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels

Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.

Processus de recrutement : à l'issue de la période de publication de l'annonce, nous contacterons les candidats présélectionnés pour un entretien.

Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !