Adjoint Administratif à l'Accueil / Standard (H/F)
Le Centre Hospitalier de la Haute-Marne est un établissement public de santé spécialisé en santé mentale et en soins de réadaptation.
Le CHHM est membre du GHT Coeur Grand Est qui compte 9 établissements et 6 000 professionnels au service de près de 300 000 habitants sur l'ensemble des territoires de la Marne, Haute-Marne et de la Meuse. Il est composé de 12 pôles de santé territoriaux.
Nous recherchons un(e) Adjoint Administratif à l'accueil/standard pour un CDD remplacement de 4 mois à partir du 01/04/2026
PRESENTATION DU POSTE ACCUEIL/STANDARD
Définition
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché.
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature
Missions
- Accueil, orientation et information des personnes (patients, usagers, familles, etc.)
- Recueil des messages à destination des personnels hospitaliers
- Vérification d'identité des visiteurs
- Vérification des véhicules entrant
- Réception et orientation des appels téléphoniques externes et internes
- Recherche de numéros de téléphone pour les services
- Appels vers l'extérieur à la demande des services
- Réactualisation des documents de travail
- Réactualisation des listes du personnel
- Trier et distribuer le courrier en interne et en externe
- Affranchir le courrier
- Scanner des documents sur clé USB ou sur messagerie interne
- Utilisation des outils informatiques
- Diffusion de mails importants à l'ensemble du personnel
- Contrôle du fonctionnement des alarmes et du téléphone des pompiers
- Réception et transmission des messages d'alarmes et de pannes
- Distribution des portables de garde (+batteries à charger)
- Réactualisation de la liste des patients hospitalisés
- Distribution des clés et tenus du registre y afférent
- Préparation du récapitulatif des astreintes des médecins et autres astreintes
- Mise à jour du tableau d'affichage
- Fermeture (tous les soirs à 20h) des portes de l'entrée du quadrilatère
- Ouverture (uniquement des samedis, dimanches et jours fériés à 6h) des portes du quadrilatère
- Ouverture et fermeture du parking.
Savoir faire et savoir être
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques et définir les actions
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.) et en résumer les points-clés, en faire une synthèse
- Renseigner des personnes au regard de son métier
- Gérer ses émotions, son stress
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- S'exprimer en public
- Se repérer et s'orienter dans l'espace
Connaissances requises
- Communication / relations interpersonnelles
- Logiciel dédié à l'accueil et à l'orientation des personnes
- Gestion du stress
- Droit des patients
- Géographie et topographie de l'établissement
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Spécificités liées au poste
- Travail en autonomie, poste isolé
- Horaires variables (matin, après-midi, nuit)
Pour postuler, merci d'envoyer votre CV et lettre de motivation à la DRH: drh@chhm.fr, Copie à Mme Martine POINTAUX, responsable du service: ma.pointaux@chhm.fr
