Adjoint / Adjointe en gestion administrative et financière (H/F)

Présentation de la structure :

L'UFR Ph

ITEM (Physique, Ingénierie, Terre, Environnement, Mécanique) est implantée géographiquement sur 3 sites : Campus et Gre

EN-ER (polygone scientifique) et à Valence. Son offre de formation comprend 3 licences professionnelles, 5 mentions de licences et 7 mentions de master. Elle accueille environ 1300 étudiants de la Licence 3e année au Master chaque année et compte 210 enseignants et assimilés et près de 500 enseignants vacataires. L'équipe administrative et technique de 36 personnels administratifs et techniques est composée d'une direction générale, d'un service formation, d'un pôle de plateformes de travaux pratiques, d'un pôle des ressources humaines et financières, d'un centre de ressources informatiques de proximité, et d'un pôle logistique et prévention.

Le budget (hors contrats) géré par l'UFR s'élève à 1.5 M€ (près de 900 commandes et missions par an).

Au sein du pôle des ressources humaines et financières, composé de cinq personnes, et sous la responsabilité de son responsable, votre mission principale consiste à assurer la gestion financière des activités de l'UFR Ph

ITEM, notamment le traitement des achats et des missions.

• Veiller à la conformité réglementaire des achats et des missions et appliquer les règles comptables et financières en vigueur.
• Assurer la gestion des achats et des dépenses de la composante : création des fournisseurs, établissement des bons de commande avec l'imputation budgétaire appropriée, validation des services faits, suivi de la liquidation et justification des dépenses sur contrats.
• Gérer les missions et déplacements : création des missionnaires, réservation des transports et hébergements, établissement des ordres de mission, collecte des pièces justificatives, contrôle des états de frais et suivi des remboursements.
• Participer à la gestion des recettes : réalisation des virements budgétaires (recettes internes) et des demandes de facturation (recettes externes), création des tiers, suivi de la facturation et des paiements.
• Assurer le suivi de l'exécution budgétaire sur le périmètre de gestion.
• Collecter, classer et archiver les pièces justificatives relatives à l'ensemble des opérations financières.
• Contribuer à la gestion et au suivi des immobilisations (fiches d'inventaire, entrées et sorties).
• Informer, conseiller et accompagner les personnels sur les procédures financières et les déplacements professionnels.
• Assurer l'interface entre la composante, les services centraux, les fournisseurs et les clients.

Spécificité du poste : Congés à prendre en priorité lors des interruptions pédagogiques.