Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d) 05.07.2026 ISL Deutsch Französische[...]

Zweisprachige Personalassistenz Französisch-Deutsch (m/w/d)

Saint-Louis (Frankreich)

Das Deutsch‑Französische Forschungsinstitut Saint‑Louis (ISL) liegt im Dreiländereck Deutschland – Frankreich – Schweiz und ist Teil eines globalen wissenschaftlich‑industriellen Netzwerks. Unsere Forschungsschwerpunkte liegen auf sicherheits‑ und verteidigungsrelevanten Bereichen, wobei die Nutzung unserer Forschungsergebnisse zunehmend auch für zivile Anwendungen an Bedeutung gewinnt.

Aufgaben

• Sie wirken an der administrativen Betreuung des Personals während seines gesamten beruflichen Werdegangs innerhalb des Instituts mit.
• Administrative Betreuung von Praktikanten/-innen und Auszubildenden.
• Erstellung der Personalakten.
• Ausarbeitung, Nachverfolgung und Kontrolle von Praktikumsvereinbarungen und zugehörigen Dokumenten.
• Bearbeitung der damit verbundenen Verwaltungsformalitäten.
• Durchführung der Austrittsformalitäten (Bescheinigungen, Abschlussunterlagen usw.).
• Bearbeitung von administrativen Formalitäten bei den zuständigen Stellen.
• Berechnung des Dienstalters sowie der damit verbundenen Ansprüche (Vergütung, Urlaub).
• Administrative Assistenz: Unterstützung des Leiters der Personalabteilung bei der Vorbereitung und Organisation des jährlichen Beförderungsverfahrens.
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Beurteilungs‑ und Beförderungsverfahren.
• Vorbereitung, Betreuung und Erstellung von Unterlagen im Zusammenhang mit Arbeitsmedaillen sowie Ehrungen im Rahmen nationaler Orden.
• Pflege der Datenbanken und HR‑Übersichten.
• Erstellung von Statistiken, Berichten und monatlichen Reportings.
• Mitwirkung bei der Erstellung von Schreiben, Vermerken und Verwaltungsdokumenten.
• Mitwirkung an der Verbesserung und Aktualisierung von HR‑Verfahren.
• Durchführung von Sekretariats‑ und Verwaltungsassistenzaufgaben für den Leiter der Personalabteilung sowie die Verantwortliche für die Personalverwaltung.

Qualifikationen

• Ausbildung in den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Verwaltungsmanagement oder Personalwesen bzw. Bachelorabschluss im Bereich Personalwesen.
• Zwingend erforderliche Zweisprachigkeit Französisch‑Deutsch.
• Englischkenntnisse von Vorteil.
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen, Genauigkeit und Diskretion.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung.
• Sicherer Umgang mit Bürosoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation) sowie mit HR‑Informationssystemen (SIRH).
• Direkte Mitwirkung an strukturellen und statutarischen Entwicklungen.

Benefits

• Internationales, wissenschaftliches und institutionelles Umfeld auf hohem Niveau.
• Arbeiten an einer Top‑Einrichtung im Herzen Europas.
• Hohe Lebensqualität im Dreiländereck Deutschland‑Frankreich‑Schweiz.
• Attraktive Vergütung, großzügige Gleitzeitregelung, berufliche und persönliche Weiterbildung, Kantine, Parkplatz inkl. Ladestation, betriebsärztlicher Dienst, Elternzeit und Teilzeitmodelle sowie ein umfangreiches Sportangebot.