Université Lyon 1 - Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

Overview

Université Lyon 1 – Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)Référence : Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1Localisation : 69100 VilleurbanneContrat : CDD de 3 ans (ouverture uniquement aux contractuels)

Responsibilities

• Gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles
  • Gestion de la scolarité des Diplômes Universitaires (DU‑DIU) et autres certifications.
  • Gestion de la contractualisation et du suivi des participants en formation continue (incriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière).
  • Accueil et information des candidats (présentiel, mail, téléphone).
  • Vérification des pièces administratives et conformité des dossiers de candidature.
  • Saisie et mise à jour des données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes).
  • Modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.
  • Gestion logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.).
  • Suivi de l’assiduité et organisation des sessions d’examens.
  • Édition des documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes).
• Contractualisation et suivi administratif en formation professionnelle
  • Établissement de devis, conventions de formation et/ou contrats.
  • Contrôle des effectifs et soutenabilité financière des inscriptions.
  • Gestion administrative des sessions (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes).
  • Préparation des éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC.
• Interface avec acteurs internes et externes
  • Collaboration avec responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants.
  • Échange et traitement de dossiers avec entreprises, OPCO, financeurs publics.
  • Contribuer aux appels à projets (CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques).
  • Gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable.
  • Transmission à PGF FC des éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits).
• Suivi qualité et reporting
  • Conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat) et contrôle interne des données.
  • Contribution à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, Qualiopi, D²OF).
  • Production de tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).
  • Suivi des enquêtes de satisfaction via ICAP.
• Activités complémentaires
  • Collaboration avec le service communication pour promouvoir les diplômes et formations qualifiantes (mise à jour de l’offre, création de supports, mailings ciblés).

Qualifications

• Compétences techniques attendues
  • Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et logiciels de gestion universitaire (APOGEE, FCA Manager).
  • Connaissance de la réglementation de la formation professionnelle.
• Connaissances
  • Cadre réglementaire de la formation professionnelle et des diplômes universitaires.
  • Qualiopi et enjeux liés aux certifications.
  • Gestion financière et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO).
  • Règles de scolarité universitaire (incription, jurys, diplômes).
• Savoir‑être
  • Service, communication claire, travail en équipe.
  • Rigueur, sens du détail, capacité à gérer de grands volumes.
  • Autonomie.
• Expérience souhaitée : 1 à 3 ans.
• Niveau d’études minimum : 4e niveau (Baccalauréat).

Application

• Documents requis : CV et lettre de motivation.
• Contact : Envoyez votre candidature à dès que possible.