Université Lyon 1 - Assistant de la DGS (H/F)

Assistant de la DGS (H/F)

Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1, Direction Générale des Services (DGS).

Responsabilités

• Organiser et mettre en œuvre l’agenda de la DGS, contrôler et suivre les échéances, préparer les dossiers.
• Organiser les déplacements professionnels de la DGS et en être la garante.
• Planifier les réunions récurrentes avec les différents services centraux.
• Secrétariat des Comités de Direction (Codir) : ordre du jour, convocations, relevés de conclusions.
• Mettre en œuvre les procédures de maintenance d’activité durant les fermetures, en respectant les calendriers et en coordonnant les services ad’hoc.
• Gestion des procédures d’accès au 2ème étage de la MUDD, validation des demandes et mise en œuvre.
• Suivi des demandes d’autorisation d’évènements festifs sur les campus et initiation de la rédaction de la procédure multi‑sites.
• Gestion de la saisie d’inventaire dans le cadre de la procédure Gestimmo.
• Soutien technique et logistique des réunions de la DGS (prestations, salles, équipement audiovisuel).
• Représentation de la DGS : présence, pouvoirs, excuses.
• Validation des demandes de congés dans le cadre de la procédure Temporis.
• Travail en strict respect de la confidentialité des dossiers.
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Réponse aux demandes d’information relevant du périmètre de la DGS.
• Gestion administrative du service selon les procédures dédiées.
• Assurer la circulation des parapheurs remis à la Présidence pour visa ou signature.
• Coordonner la logistique du service et des manifestations (commandes de fournitures, tickets maintenance, organisation de copilotés).
• Participer à la gestion des réunions des Grands Projets et assurer la continuité du service.

Profil recherché

• Compétences opérationnelles : maîtrise des techniques d’accueil, de communication, de secrétariat, de gestion administrative et de classement. Capacité à prioriser ses tâches selon un calendrier défini.
• Connaissances : bonnes connaissances des outils informatiques de l’établissement, des procédures internes et de l’organisation de l’établissement.
• Compétences comportementales : sens de l’organisation, proactivité, implication professionnelle, sens relationnel, esprit collectif, diplomatie, discrétion, rigueur, fiabilité, autonomie, adaptabilité.
• Expérience : 1 à 3 ans souhaités dans un poste similaire, débutant accepté pour les postes de contractuels.
• Niveau d’études : minimum Baccalauréat (niveau 4).

Conditions et contexte

• Vacant à partir du 01/11/2026.
• Gestion du télétravail possible (sans précisions supplémentaires).
• Fourchette indicative pour contractuels : 2 243,16 € brut/mois (≈ 26 917 € brut/an). Fourchette fonctionnaires non renseignée.

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