Un ou Une assistante du secrétariat particulier

Responsabilités

• Assurer l’accueil téléphonique et la réception des sollicitations des usagers.
• Enregistrer, orienter et assurer le suivi des demandes des administrés.
• Gérer le courrier entrant et sortant via le logiciel Salut.
• Assurer le traitement, le suivi et l’archivage des courriers et documents administratifs.
• Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture de courriers, notes et documents administratifs.
• Assurer la gestion et le suivi des parapheurs papier et dématérialisés.
• Veiller à la circulation des documents soumis à validation ou signature.
• Participer ponctuellement à l’organisation logistique et administrative d’événements institutionnels, réunions publiques et rencontres avec les habitants.
• Assurer la préparation des supports et documents nécessaires aux réunions et manifestations.
• Rechercher, collecter et centraliser les informations et documents auprès des services pour l’élaboration de la pochette quotidienne du Maire-Président.
• Assurer le classement et l’archivage des documents selon les procédures en vigueur.

Qualifications

• Maîtrise de l’expression orale et écrite.
• Maîtrise de l’outil informatique (traitement de textes, Intranet, Internet, etc.) et des techniques de secrétariat.
• Capacité à recevoir, filtrer, prioriser et transmettre les messages.
• Savoir renseigner les interlocuteurs/interlocutrices et adapter son discours.
• Autonomie, organisation et prise d’initiatives, sens des responsabilités / des priorités.
• Discrétion et sens de la confidentialité.
• Réactivité et capacité d’adaptation.
• Esprit d’équipe / Sens du service public.

Conditions d'exercice des missions

• Horaires de bureau, dans la majorité des cas, mais souplesse demandée pour répondre à une demande ou un besoin ponctuel.
• Le poste implique une présence sur deux sites, avec une répartition des activités adaptée aux besoins opérationnels et aux priorités du service.

Conditions de recrutement

Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d’emplois correspondant. De plus, en application du décret n° du 19 décembre 2019 et de la délibération n° du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.

Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au .

Rémunération

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d’Activités Sociales et Culturelles).

Adresse

Monsieur le Président de Grand Poitiers Communauté urbaineHôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers84 RUE DES CARMELITES86000 POITIERS

Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.